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用好崗位分析的工具

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2016-04-27 11:43:42

崗位分析的工具主要有觀察法、面談法、問卷法及工作日志法

總體來說，崗位分析的工具主要有觀察法、面談法、問卷法及工作日志法，其中觀察法和工作日志法相對用得比較少，因適用面相對較少，如觀察法主要針對一線的員工或是服務內(nèi)的員工，特別是一線員工很多時候觀察法是為了做勞動定額而準備。
一、觀察法
按照教科書，觀察法可以分為直接觀察法、階段觀察法和表演觀察法，這里的觀察法是指直接觀察法，之所以不介紹階段觀察法和表演觀察法是覺得在實際的工作分析沒有太多的用處，比如一個保安對意外事件的處理，與其大費周折的進行表演觀察，還不如把進行表演的成本中的一部分到保安的工資里面去，會更有價值。一般的操作主要是參考市場同類崗位并根據(jù)公司的實際情況確定；階段觀察法，完全可以用工作日志法和問卷法進行，在此不再論述。
直接觀察法的記錄也相對比較簡單，在記錄中盡可能詳細的記錄，以確保數(shù)據(jù)的完整性。
二、工作日志法
工作日志法在實踐中操作性也不是很強，如果你工作很忙，你會經(jīng)常忘記，如果時時都記得在你旁邊的日志上記錄，那你也不是很專注，在我之前的公司，公司要求員工每天都要在OA平臺寫工作日志，當天的日志須在次日上班前完成，如未提交則考核50元，以至離開那家公司后還經(jīng)常在午夜擔心的醒來，但其實水平不是很高，流水賬居多。但工作日志法可以作為其它方式的一個補充。
三、問卷法
一般來說問卷法主要分為封閉式和開放式，主要根據(jù)企業(yè)自身的情況進行選擇使用哪一種，在實際操作中一般建議選擇集中的時間和地點，通過初步教練后進行，只是下發(fā)給員工，然后由其填寫后回收，可能結果不盡如人意，如果員工存在抵觸之意，很可能你實際收集到的數(shù)據(jù)與你想要的相差甚遠。（附件一：崗位分析調(diào)查問卷；附件二：工作分析動詞使用表）
四、面談法
面談法是一種常用的方法，一個優(yōu)秀的面談者可以撲捉到一些難于表達在紙上的信息，同時也讓被調(diào)查的人員更加的關注崗位分析，但是需要注意的是我們在面談中不要漫無邊際，一般建議用結構性面談法，列好提綱，跟著提綱走。（附件三：崗位分析面談提綱）
無論觀察法還是面談法，其最終目的就是要解決在每個崗位上：員工在做什么？為什么要做？怎么樣完成？完成需要具備那些條件？什么時候完成？在那里完成的問題，這六個問題可以分成三個方面：對組織結構的分析，包括：公司、部門、崗位、崗位相互關系等；對人的崗位的分析，包括：工作內(nèi)容、方式方法、規(guī)則等；對崗位上的人的分析，包括：知識、經(jīng)驗、技能等。

附件一：
崗位分析調(diào)查問卷
敬啟者：
謝謝您參與填寫本調(diào)查問卷。這一問卷的目的是通過了解您所在崗位的基本情況，幫助我們建立和完善《崗位說明書》，請于______月______日交于人力資源部，方便我們統(tǒng)計整理。
有關填寫的用詞請參閱《工作分析動詞使用表》
謝謝您的參與，祝工作愉快！

姓名：

崗位名稱：

崗位工齡：

部門：

直接上級：

◎崗位目的/使命：（在實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標過程中所擔任的角色、承擔的責任、實現(xiàn)的價值）

◎職責（為了達到工作目標而完成的一系列任務集合，行動＋目標，時間以“分鐘”表示）
每日必做的工作			需時	每日必做的工作		需時
1				9
2				10
3				11
4				12
5				13
6				14
7				15
8				16
每周做的工作			需時	每月做的工作		需時
1				1
2				2
3				3
4				4
5				5
6				6
7				7
8				8
9				9
10				10
每季度、每年做的工作			需時	臨時工作		需時
1				1
2				2
3				3
4				4
5				5
6				6
◎主要溝通對象及方式：
部門內(nèi)溝通對象及方式：
外部門溝通對象及方式：
◎職位所要受到的監(jiān)督與管理（滿足要求的打“√”）
□上級部門 □相關職能部門 □自我約束
◎崗位對體力的要求：□輕 □較輕 □一般 □較重 □重
◎ 工作中您覺得最困難的事情是什么？答：通常您是如何處理的？答：
◎ 您認為本工作最重要的職責是什么（對每日、季、年工作職責的歸納）？如何衡量？有哪些工作指引？
主要職責				工作指引（制度、文件）	衡量標準
1
2
3
4
5
6
7
8
◎任職資格：（為了保證工作目標的實現(xiàn)，任職者必須具備的知識、技能與能力要求，不是現(xiàn)在職人員情況，請在符合的項目“□”前打“√”）
基本要求	性別	□不作要求　　□男　　　　 □女
	年齡	□不作要求 □25歲以下 □26~30歲 □31~35歲 □其它：（）
	身高	□不作要求 □160cm~165cm □166cm~170cm □171cm~175cm □176cm以上
	儀表	□不作要求 □其它：（）
	性格	□偏外向 □偏內(nèi)向 □不作要求
		□偏感性 □偏理性 □不作要求
教育背景	學歷	□初中或以下 □高中 □中專 □大專 □本科 □碩士 □博士或以上
	工作經(jīng)驗	□不作要求 □半年以內(nèi) □1~2年 □2~3年 □3~5年 □其它：（）
	專業(yè)	□不作要求 □其它：（）
	上崗資格證書	□不作要求 □其它：（）
	外語要求	□不作要求 □其它：（）
	接受培訓項目	□不作要求 □其它：（）
能力素質(zhì)	□ 管理能力 □ 分析能力 □ 學習能力 □ 溝通能力 □ 組織能力 □ 計劃能力 □ 創(chuàng)新能力 □ 公關能力 □ 指導能力 □ 協(xié)調(diào)能力 □ 公文寫作能力 □ 應變能力 □ 激勵能力 □ 資源分配能力 □ 談判能力 □ 領導能力 □ 決策能力 □ 授權能力 □ 信息管理能力 □ 不作要求 □ 其它：（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
專業(yè) 知識	（指國家法律法規(guī)、政策知識，從事該崗位的專業(yè)理論，有關業(yè)務運作的流程知識等）：
工作技能	（指工具、設備、軟件運用，以及對【能力素質(zhì)】項目中有關能力的細化）：

附件二：
工作分析動詞使用表
一、崗位職責動詞使用規(guī)范表
決策層
主持、制定、策劃、指導、督辦、協(xié)調(diào)、委派、考核、交辦
審核、審批、批準、簽署、核轉(zhuǎn)
管理層
組織、擬定、提交、制定、支持、督促、布置、提出
編制、開展、考察、分析、綜合、研究、處理、解決、推廣
執(zhí)行層
策劃、設計、提出、參與、協(xié)助、代理
編制、收集、整理、調(diào)查、統(tǒng)計、記錄、維護、遵守、維修、辦理、呈報、接待、保管、核算、登記、送達
二、常用動詞
1.      針對制度、方案、計劃等文件：
編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見 u 針對信息、資料：調(diào)查、研究、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反饋、轉(zhuǎn)達、通知、發(fā)布、維護管理
2.      關于某項工作（上級）：
主持、組織、指導、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估
3.      思考行為：
研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃
4.      直接行動：
組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助
5.      上級行為：
許可、批準、定義、確定、指導、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定
6.      管理行為：
達到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督
7.      專家行為：
分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡、建議、推薦、支持、評估、評價
8.      下級行為：
檢查、核對、收集、獲得、提交、制作
9.      其它：
維持、保持、建立、開發(fā)、準備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、計劃、經(jīng)營、確認、概念化、合作、協(xié)作、主持、獲得、核對、檢查、聯(lián)絡、設計、帶領、指導、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預測、比較、刪除、運用

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