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1.在開(kāi)會(huì)之前，請(qǐng)確保您認(rèn)識(shí)會(huì)議負(fù)責(zé)人。

這是非常重要的第一步，但經(jīng)常被忽略。您需要知道是誰(shuí)在主持會(huì)議，否則您將得到一個(gè)會(huì)議室，里面充滿(mǎn)了不確定何時(shí)開(kāi)始會(huì)議，誰(shuí)應(yīng)該開(kāi)始會(huì)議以及誰(shuí)應(yīng)該確保會(huì)議在會(huì)議進(jìn)行中的人�？焖俚牟椒�。如有疑問(wèn)，領(lǐng)導(dǎo)者是最先遇到想法的人。因此，如果是這樣，請(qǐng)確保準(zhǔn)備參加會(huì)議。而且，如果不清楚會(huì)議最初是誰(shuí)的想法，請(qǐng)?jiān)跁?huì)議之前（通過(guò)電子郵件）詢(xún)問(wèn)要主持的同事。這里的一條黃金法則：總是過(guò)分澄清。

2.達(dá)成清晰的議程和清晰的目標(biāo)，最好是書(shū)面/打字。

如果您收到想要覆蓋的項(xiàng)目清單和想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)清單，那么它將使您的會(huì)議更加高效，并且會(huì)議中的每個(gè)人都有該清單的副本。這樣，每個(gè)人都將確切地知道您正在開(kāi)會(huì)，并且可以在繼續(xù)進(jìn)行時(shí)忽略每個(gè)項(xiàng)目，確保完成您希望完成的所有任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該是制定這一議程的人。因此，如果您就是那個(gè)人，別忘了提出議程。并且不要忘記按照該議程繼續(xù)進(jìn)行會(huì)議。

3.請(qǐng)注意邀請(qǐng)列表。

會(huì)議不是聚會(huì)。如果不是絕對(duì)需要他們的存在，沒(méi)有人會(huì)感到被排斥在外。實(shí)際上，如果邀請(qǐng)不需要他們提供意見(jiàn)的人，則很可能會(huì)惹惱他們，并且在需要他們提供意見(jiàn)的情況下，他們不太可能參加將來(lái)的會(huì)議。因此，在邀請(qǐng)同事參加會(huì)議時(shí)要謹(jǐn)記。問(wèn)問(wèn)自己：“誰(shuí)需要100％輸入？不是誰(shuí)？” 如有疑問(wèn)，請(qǐng)問(wèn)同事是否愿意參加，這是禮貌的做法，如果他們認(rèn)為提供意見(jiàn)很重要。這樣做可以確保在會(huì)議中和會(huì)議外都可以明智地利用每個(gè)人的時(shí)間。

4.保持最低限度。

如果您是會(huì)議的早點(diǎn)，談?wù)撘幌轮苣┑墓ぷ�，正在觀看的Netflix系列節(jié)目以及最近的工作，當(dāng)然可以。但是，當(dāng)該開(kāi)始開(kāi)會(huì)時(shí)，請(qǐng)盡量減少這種玩笑。會(huì)議中可能有很多人要做很多工作，而沒(méi)有太多時(shí)間要做，因此請(qǐng)注意不要浪費(fèi)別人的時(shí)間。保持專(zhuān)注于即將實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，并注意何時(shí)您可能會(huì)超出目標(biāo)。就是說(shuō)，您不想舉行機(jī)器人會(huì)議-將人性和幽默感帶入會(huì)議絕對(duì)是可以的-但請(qǐng)確保您不會(huì)因不斷的低調(diào)座談而“束縛他人”。

5.創(chuàng)建硬開(kāi)始時(shí)間和硬結(jié)束時(shí)間。

你知道這幾天誰(shuí)在忙嗎？大家！確實(shí)，幾乎每一位專(zhuān)業(yè)人員每天都被“抨擊”，因此要注意別人的時(shí)間，也要準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。參加會(huì)議的每個(gè)人很可能都將自己的時(shí)間花在了商定的會(huì)議時(shí)間上，而不是一分鐘。因此，不要成為要求會(huì)議遲到15分鐘才能開(kāi)始的人，也不要在會(huì)議還剩一分鐘需要長(zhǎng)時(shí)間聊天的情況下提出一些建議。您以后總是可以在其他會(huì)議或電子郵件中跟進(jìn)。

并且如果您要遲到并且是領(lǐng)導(dǎo)者，請(qǐng)確保告訴每個(gè)人您都遲到了，詢(xún)問(wèn)所有人是否可以遲到（詢(xún)問(wèn)他們是否可以重新安排時(shí)間），并且請(qǐng)確定您是否確實(shí)要開(kāi)會(huì)，但仍要在約定的結(jié)束時(shí)間結(jié)束。不要因?yàn)槟氵t到而走了更長(zhǎng)的時(shí)間。另外，力求使您的會(huì)議盡可能地短，而不是短而不長(zhǎng)。當(dāng)您保持專(zhuān)注時(shí)，您會(huì)在短時(shí)間內(nèi)完成多少工作，您會(huì)感到驚訝。