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　　身份證號(hào)碼的管理

　　我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)身份證號(hào)碼的管理。身份證號(hào)碼信息是一組長(zhǎng)編碼，因此在管理這類信息時(shí)要注意以下兩個(gè)方面的設(shè)置：

　　設(shè)置文本格式

　　在輸入身份證號(hào)碼前，要先將單元格設(shè)置成“文本”格式，然后才能輸入信息（順序不能顛倒），否則會(huì)造成輸入的身份證號(hào)碼為默認(rèn)的“常規(guī)”數(shù)值類型。這樣一來(lái)，一個(gè)18位的身份證號(hào)碼會(huì)變成“科學(xué)計(jì)數(shù)法”顯示，并且由于Excel自身的15位數(shù)據(jù)精度的問(wèn)題，會(huì)使身份證號(hào)碼的后3位自動(dòng)轉(zhuǎn)換成“0”（見(jiàn)圖表2）。

　　設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

　　為了防止在輸入身份證號(hào)碼的過(guò)程中出現(xiàn)多輸入或少輸入的錯(cuò)誤，還應(yīng)在設(shè)置了“文本”格式后再為這些單元格設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”的條件。

　　當(dāng)前，由于身份證號(hào)碼普遍都已經(jīng)升級(jí)為二代身份證號(hào)碼，也就是18位編號(hào)。所以若沒(méi)有例外情況，只需按如下操作即可完成。

　　第一步：選中所有待輸入身份證號(hào)碼的單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。

　　第二步：將“有效性條件”中的“任何值”更改成“文本長(zhǎng)度”條件，再將“數(shù)據(jù)”中的“介于”更改成“等于”，然后在下面的“長(zhǎng)度”框中輸入“18”，單擊“確定”按鈕（見(jiàn)圖表3）。

　　倘若在員工統(tǒng)計(jì)表中存在一代身份證號(hào)碼（15位）和二代身份證號(hào)碼（18位）混雜的情況，那么就只能使用數(shù)據(jù)有效性中的“自定義”條件才能進(jìn)行嚴(yán)格的限制了，操作如下：

　　第一步：選中所有待輸入身份證號(hào)碼的單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。

　　第二步：將“有效性條件”中的“任何值”更改成“自定義”條件，再在下方的“公式”欄中輸入函數(shù)“=OR（LEN（C4）=15，LEN（C4）=18）”，然后單擊“確定”按鈕（圖表4）。

　　通過(guò)前面的設(shè)置，我們已經(jīng)做好了輸入前的準(zhǔn)備，這樣一來(lái)，單元格既是文本格式，又有了非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠行�性的限制，下面就可以放心地輸入每位員工的身份證號(hào)碼了。

　　身份證號(hào)碼的運(yùn)算

　　由于身份證號(hào)碼有著很強(qiáng)的規(guī)律信息特征，所以對(duì)于HR來(lái)說(shuō)應(yīng)該很好地利用它的這個(gè)特點(diǎn)。當(dāng)身份證號(hào)碼一旦輸入完成，便可自動(dòng)計(jì)算出員工的“出生日期”、“年齡”和“性別”等信息。

　　首先，讓我們了解一下身份證號(hào)碼的規(guī)律。對(duì)于一個(gè)18位的身份證號(hào)碼，前面6位是這個(gè)人的戶籍所在地，前3位是省，后3位是城市（對(duì)于直轄市來(lái)說(shuō)，前3位是市，后3位是區(qū)），從第7位到14位是這個(gè)人的出生日期，第15位到17位是順序號(hào)，其中第17位是性別碼，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女，最后一位是校驗(yàn)碼，由數(shù)字0？9和羅馬數(shù)字的Ⅹ（10）11個(gè)數(shù)字組成。

　　這樣一個(gè)帶有規(guī)律的信息編碼，只要身份證號(hào)碼填寫無(wú)誤，那么利用Excel的“文本提取”函數(shù)就可計(jì)算“出生日期”，利用日期計(jì)算的公式就可以計(jì)算出“年齡”，再利用奇偶數(shù)的判斷就可自動(dòng)計(jì)算出“性別”信息。

　　自動(dòng)計(jì)算出生日期

　　由于出生日期是身份證號(hào)碼中的第7位至第14位，所以我們使用“文本提取”函數(shù)和“文本合并”的公式就可自動(dòng)將出生日期計(jì)算出來(lái)，操作如下：

　　第一步：選中第1個(gè)人員的出生日期單元格。

　　第二步：然后在單元格中輸入“=MID（C4，7，4）&"-"&MID（C4，11，2）&"-"&MID（C4，13，2）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的出生日期信息（見(jiàn)圖表5）。

　　第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。

　　自動(dòng)計(jì)算年齡

　　出生的日期有了，就可以使用“TODAY”函數(shù)配合自動(dòng)計(jì)算每個(gè)員工的實(shí)際年齡了，操作如下：

　　第一步：選中第1個(gè)人員的年齡單元格。

　　第二步：然后在單元格中輸入“=INT（（TODAY（）-D4）/365）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的年齡信息（圖表6）。

　　第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。

　　自動(dòng)計(jì)算性別

　　性別碼是身份證號(hào)碼中的第17位，奇數(shù)位男，偶數(shù)為女，所以只要把第17位提取出來(lái)進(jìn)行奇偶判斷，就可自動(dòng)得到性別信息了，操作如下：

　　第一步：選中第1個(gè)人員的性別單元格。

　　第二步：然后在單元格中輸入“=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的性別信息（圖表7）。

　　第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。