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　　結(jié)合在企業(yè)實(shí)際管理工作中的經(jīng)歷，現(xiàn)就企業(yè)人力資源管理工作中的證據(jù)采集技巧談?wù)効捶ā?/p>

　　入職時(shí)的證據(jù)采集技巧

　　新員工在入職時(shí)涉及的證據(jù)采集來(lái)源主要有三方面：第一，新員工入職時(shí)提供的材料證明、資歷或經(jīng)歷證明，具體包括學(xué)歷或職稱證書(shū)、離職證明、應(yīng)聘登記證明、技能證明（如外語(yǔ)等級(jí)證書(shū)）、勞動(dòng)關(guān)系證明、計(jì)生證明、人事檔案材料證明等。第二，在招聘面試過(guò)程中的約定事項(xiàng)的確認(rèn)證明；第三，企業(yè)發(fā)放的各類文書(shū)證明。

　　1.關(guān)于證明材料的證據(jù)采集技巧

　　從人力資源專業(yè)角度來(lái)看，證明材料的資料收集相對(duì)會(huì)比較容易，畢竟這是應(yīng)聘者求職過(guò)程中的必備內(nèi)容，但識(shí)別有一定難度。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異變化，各類偽造技術(shù)也是層出不窮，這對(duì)企業(yè)人力資源從業(yè)人員在證明材料的識(shí)別方面提出了挑戰(zhàn)。同時(shí)，企業(yè)想要有效識(shí)別，其相應(yīng)的識(shí)別成本也會(huì)比較高。基于勞動(dòng)用工的規(guī)范性及用工風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避要求，此類證據(jù)材料的采集技巧主要有兩方面：

　　第一，第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)鑒定或個(gè)人材料證明的確認(rèn)。比如學(xué)歷和職稱可以通過(guò)專業(yè)網(wǎng)站進(jìn)行查詢確認(rèn)，其它書(shū)面材料（如離職、計(jì)生、勞動(dòng)合同等）可以通過(guò)向出具單位及出具人核實(shí)、確認(rèn)，這種方式、程序非常有必要，同時(shí)應(yīng)聘者需在其本人提交的書(shū)面證明材料上簽名確認(rèn)。

　　第二，對(duì)應(yīng)聘者提交的有疑義證明材料進(jìn)行提問(wèn)核實(shí)。初步識(shí)別應(yīng)聘者提交材料的真實(shí)性，針對(duì)有疑義的證明材料進(jìn)行提問(wèn)，從而通過(guò)應(yīng)聘者的回應(yīng)來(lái)判斷初步識(shí)別是否合理。比如了解應(yīng)聘者繳交的個(gè)稅、社保等信息可以判斷其勞動(dòng)關(guān)系及崗位待遇情況。

　　2.關(guān)于面試過(guò)程中約定事項(xiàng)的證據(jù)采集技巧

　　在雙向選擇的今天，企業(yè)與應(yīng)聘者之間只有意見(jiàn)一致，才能達(dá)成雙方合作的基礎(chǔ)，而面試過(guò)程中的諸多約定則是合作的前提。但面試過(guò)程中，往往由于某種客觀原因而導(dǎo)致存在認(rèn)識(shí)上的差異，對(duì)這種差異如果不能確認(rèn)、固化，那么員工試用期過(guò)程中往往容易產(chǎn)生勞動(dòng)爭(zhēng)議。

　　比如企業(yè)調(diào)整待招崗位時(shí)必須經(jīng)應(yīng)聘者書(shū)面確認(rèn)。目前人才識(shí)別、人才評(píng)價(jià)方面非常復(fù)雜，因此企業(yè)在引進(jìn)人才，尤其是高層次人才時(shí)會(huì)相當(dāng)謹(jǐn)慎。為了避免選人失誤，企業(yè)在招聘過(guò)程中可能存在以下事實(shí)：應(yīng)聘崗位與實(shí)際錄用崗位存在差異、應(yīng)聘期望待遇與實(shí)際約定待遇存在差異等等。其實(shí)出現(xiàn)此類情況相當(dāng)正常，但企業(yè)可能在辦理員工入職時(shí)沒(méi)有對(duì)此類變化進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)，結(jié)果可能導(dǎo)致勞動(dòng)糾紛。

　　因此，從人力資源管理的角度上看企業(yè)可以從入職溝通確認(rèn)來(lái)進(jìn)一步鞏固證據(jù)或在員工入職報(bào)到時(shí)填寫(xiě)員工登記信息時(shí)，填上應(yīng)聘崗位的名稱、待遇等，這可以避免今后不必要的麻煩。當(dāng)然也有專家（如勞動(dòng)爭(zhēng)議網(wǎng)總裁梁碩南）建議錄用報(bào)批程序的最后環(huán)節(jié)由應(yīng)聘者確認(rèn)，即人力資源部在將錄用人員報(bào)所在單位負(fù)責(zé)人審批后再由應(yīng)聘者簽名確認(rèn)的做法，但此種做法在多數(shù)企業(yè)中可操作性不強(qiáng)。

　　3.企業(yè)應(yīng)告知事項(xiàng)的證據(jù)采集技巧

　　企業(yè)對(duì)新錄用員工有試用期考核，因此在員工入職時(shí)要做好告知義務(wù)，諸如考勤、考核等相關(guān)的制度與規(guī)范。目前企業(yè)比較有效的做法就是制度閱讀確認(rèn)、談話告知確認(rèn)、材料發(fā)放確認(rèn)等。

　　事實(shí)上資料發(fā)放確認(rèn)的做法比較好，能夠?yàn)楹笃诳赡艽嬖诘氖聦?shí)不清、告知義務(wù)的舉證等提供條件，但可能的不利條件是，如果相關(guān)材料制定的內(nèi)容涉及面廣，但嚴(yán)謹(jǐn)性不足，那么一旦涉及勞動(dòng)糾紛，此類材料勢(shì)必作為證據(jù)提供對(duì)方或?qū)Ψ酱�理人，結(jié)果可能導(dǎo)致對(duì)方有更多的機(jī)會(huì)來(lái)研究企業(yè)的不規(guī)范之處，從而導(dǎo)致被動(dòng)。

　　員工在職期間的證據(jù)采集技巧

　　通常來(lái)說(shuō)，企業(yè)在員工在職期間對(duì)證據(jù)的采集重視程度是不足的，比如新制度的閱讀簽名確認(rèn)、事實(shí)表現(xiàn)與考核評(píng)價(jià)的一致性、制度的合理性、內(nèi)部管理的規(guī)范性等。因此，基于員工在職期間的證據(jù)采集工作完全依賴于所在企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化程度。

　　在信息確認(rèn)方面，HR從業(yè)人員要對(duì)涉及員工自身利益的各類材料做好信息告知確認(rèn)工作，以避免今后產(chǎn)生用工糾紛，比如薪酬福利制度、員工請(qǐng)休假管理辦法等。因此比較有效的方式是職能部門(mén)組織簽名閱讀的方式。目前流行的公告欄公示、網(wǎng)站信息發(fā)布公示等途徑不足以規(guī)避信息確認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)，因此需要慎重。

　　在考核管理方面，人力資源考核管理一直備受爭(zhēng)議，其考核的有效性往往是人力資源從業(yè)人員討論的焦點(diǎn)話題。事實(shí)上，企業(yè)在考核管理方面必須重點(diǎn)對(duì)平時(shí)工作業(yè)績(jī)、工作能力、態(tài)度一般的員工做好考核管理，加強(qiáng)績(jī)效溝通，做好考核記錄，從而避免在員工退出時(shí)因缺乏依據(jù)而陷入被動(dòng)。

　　在勞動(dòng)保護(hù)方面，企業(yè)會(huì)根據(jù)員工崗位工種情況向此類員工提供勞動(dòng)保護(hù)條件，但必須做好勞動(dòng)保護(hù)措施的事實(shí)確認(rèn)，以避免后期出現(xiàn)爭(zhēng)議。比如勞動(dòng)保護(hù)物資的申領(lǐng)確認(rèn)、勞動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的影像證明等。

　　離職期間的證據(jù)采集

　　員工離職期間最容易產(chǎn)生勞動(dòng)糾紛，大量的勞動(dòng)爭(zhēng)議往往是在員工提出離職后所發(fā)生的。當(dāng)員工主動(dòng)提出離職時(shí)，HR從業(yè)人員必須要重視員工提交的離職申請(qǐng)，第一明確離職申請(qǐng)時(shí)是否有親筆簽名，第二離職申請(qǐng)書(shū)描述內(nèi)容是否規(guī)范，尤其是提出的離職原因；第三員工離開(kāi)公司前是否辦理手續(xù)。對(duì)于前兩條，HR從業(yè)人員往往容易控制，但對(duì)于第三條則需要花費(fèi)一定的精力處理，此條涉及文書(shū)送達(dá)。

　　當(dāng)公司主動(dòng)解除員工時(shí)，解除勞動(dòng)合同書(shū)是否順利簽收需要關(guān)注。當(dāng)HR從業(yè)人員判斷員工可能不肯簽領(lǐng)的情形時(shí)，就要做好證據(jù)采集工作，比如攝像、錄音等。

　　此處重點(diǎn)對(duì)各類文書(shū)送達(dá)做個(gè)討論。比如說(shuō)員工主動(dòng)離職，或者公司解除與員工的勞動(dòng)關(guān)系，而員工一直不露面，或者不見(jiàn)其人，那么公司就需要將解除勞動(dòng)關(guān)系的通知或者證明書(shū)送達(dá)給員工，否則一旦出現(xiàn)勞動(dòng)糾紛企業(yè)都會(huì)處于不利位置。所以企業(yè)要主動(dòng)履行告知的義務(wù)，確保采取法律上認(rèn)可的方式。在文書(shū)送達(dá)方面通常有以下方式：

　　1.郵寄送達(dá)。通過(guò)郵政寄送掛號(hào)信的方式，在掛號(hào)信的封面或存根欄寫(xiě)上送達(dá)的內(nèi)容是什么，在掛號(hào)信寄出一段時(shí)間后，向郵局確認(rèn)信件是否送達(dá)。這種方式實(shí)操性較強(qiáng)，通常使用比較多。

　　在此處強(qiáng)調(diào)，企業(yè)勞動(dòng)合同中要嚴(yán)格要求員工將其通信地址、住址等信息認(rèn)真填寫(xiě)，并且要求員工一旦變更聯(lián)系地址時(shí)必須提交書(shū)面告知材料。避免因員工聯(lián)系地址不詳而陷入被動(dòng)。

　　2.公告送達(dá)。很多人以為公告送達(dá)是最有效的，事實(shí)未必如此。采用公告送達(dá)這種方式是要有一個(gè)很重要的前提的，那就是只有在常規(guī)方法無(wú)法送達(dá)的情況才能采用公告送達(dá)的方式。我們本來(lái)可以電話溝通或上門(mén)送達(dá)的，結(jié)果一上來(lái)就登報(bào)公告處理，那可能會(huì)面臨沒(méi)有充分履行告知義務(wù)，導(dǎo)致結(jié)果不利。

　　而且有些公告是在企業(yè)內(nèi)部，此時(shí)員工可能已不在公司了，因此這種公告的有效性值得探討。

　　3.直接送達(dá)。根據(jù)員工入職時(shí)提供的地址直接去員工家中，將相關(guān)材料送達(dá)。這種方式實(shí)操性不強(qiáng)，通常比較少用。

　　4.留置送達(dá)。當(dāng)直接送達(dá)時(shí)沒(méi)有人接收或家中無(wú)人，可以請(qǐng)所在社區(qū)的工作人員陪同一起到員工家門(mén)口，將信件內(nèi)容塞入員工家中，并請(qǐng)社區(qū)工作人員見(jiàn)證確認(rèn)。當(dāng)然這種方式比較復(fù)雜。

　　5.公證送達(dá)。這種方法代價(jià)比較高，雖然有效，但不劃算。

　　綜述

　　隨著社會(huì)法制的不斷健全，勞動(dòng)者法律意識(shí)不斷加強(qiáng)，企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)也是越來(lái)越大，這對(duì)人力資源管理提出了不小的挑戰(zhàn)。從《勞動(dòng)合同法》角度看，企業(yè)如果在某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)違規(guī)，在產(chǎn)生糾紛時(shí)員工不僅能獲得因某些違規(guī)而獲得的補(bǔ)償，甚至以此為由提出離職并索要經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償時(shí)也會(huì)處于有利位置。所以人力資源管理過(guò)程中的證據(jù)采集工作也會(huì)變得越來(lái)越重要。