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　　關(guān)鍵詞：人事代理 高校人事檔案 有效管理

　　所謂人事代理制度，主要是指政府人事部門的人才交流機構(gòu)根據(jù)國家有關(guān)政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事管理業(yè)務(wù)。當(dāng)年國家人事部提出“人事代理”是人事管理改革的一項舉措，也是為了適應(yīng)社會發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會化方式。目前，許多高校正逐步建立起以人事關(guān)系和人事檔案管理為主的人事代理機制，但在執(zhí)行程中存在一些諸如代理機構(gòu)與被代理高校間職責(zé)不清，相關(guān)的配套措施及管理不完善等問題，在一定程度上制約了高校人事檔案管理工作的發(fā)展，這是高校人事檔案管理工作需要思考的話題。

　　一、人事代理制下的高校人事檔案管理內(nèi)涵

　　人事代理制與高校人事檔案：高校在適應(yīng)社會發(fā)展的過程中，對新聘任教工的人事及檔案關(guān)系由人才交流服務(wù)機構(gòu)代為管理，高校與個人建立聘用關(guān)系的一種人事制度，具有靈活多變的用人機制。實行人事代理的人員在聘期內(nèi)，高校依照聘用合同有關(guān)規(guī)定對其進行管理，解聘或不再續(xù)聘的轉(zhuǎn)回人才服務(wù)機構(gòu)，脫離與學(xué)校的關(guān)系。它的最大特點在于實現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，高校在聘任合同的約定下享有人才的使用權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的因使用人才而產(chǎn)生的按勞付酬、考核獎懲等義務(wù)，逐步使人才的使用權(quán)和所有權(quán)分離，把原來由單位承擔(dān)的社會責(zé)任從本單位中分離出去，走向社會化管理。而在高校推行人事代理制度下的人事檔案管理，旨在減輕高校有關(guān)人事的事務(wù)性工作負擔(dān)，消除新接收人員對單位的依賴，以實現(xiàn)高校用人的自主權(quán)，尤其可以幫助解決高校在人才引進、畢業(yè)生接收、職稱評審、人事檔案管理、人員編制、戶籍掛靠等方面遇到的問題；是為深化人事制度改革，增強高校生機和活力，而實行的人事代理制度，也是高校制度改革的一項重要內(nèi)容。

　　代管的高校人事檔案內(nèi)涵：完善的代管檔案主要有：干部履歷和自傳、鑒定和考核、學(xué)歷和評聘職務(wù)、政審、黨團、獎懲、工資、任免調(diào)動等十大類，根據(jù)用途分：如民主政治類：入團入黨入伍，組織鑒定、考查考核，職務(wù)任免、獎勵懲處、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等；學(xué)歷學(xué)位類：履歷、自傳、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、出國訪問、進修培訓(xùn)等；專業(yè)技術(shù)類：職稱評定、論文獎勵、成果專利、科研成果等；社會保障類：如工資晉升、福利待遇、選舉評優(yōu)、購房和住房公積金、合同與協(xié)議等；教育衛(wèi)生類：如學(xué)籍學(xué)位、履歷、自傳、計劃生育、保健醫(yī)療等；安居樂業(yè)類：如房屋權(quán)屬、婚姻和戶籍、家庭成員、社會關(guān)系、、棄檔與出國等保障權(quán)益的檔案；民主黨派類：各類任命、出國訪問、代表登記等等；它們與被代管人的利益息息相關(guān)，是在他們在不斷成長中產(chǎn)生的新生資源。

　　代管的高校人事檔案性能：代管人事檔案是高校“察民情、解民憂、維民權(quán)”的重要資源，具有較強的查考性、嚴肅性和權(quán)威性，她可用“憑據(jù)”幫你尋根溯源，用“數(shù)字”為你排憂解難和去偽存真；在個人的“成長發(fā)展、生老病死、衣食住行”中幾乎都離不開它，如工資檔案可核實工齡等，學(xué)籍和房產(chǎn)檔案可辦就業(yè)手續(xù)和確定房產(chǎn)權(quán)，婚姻檔案可辦購房貸款、遺產(chǎn)繼承手續(xù)；又如晉職晉資、進修培訓(xùn)、醫(yī)療保險，產(chǎn)權(quán)公證，尋校友、求佐證等，都可顯示它的“威力”，尤其在當(dāng)今憑證作用和法制效應(yīng)越來越凸顯的年代，是一種難以估量的信息資源、文化資源、特色資源和效益資源。

　　二、人事代理制下的高校人事檔案管理現(xiàn)狀

　　近年來，隨著高校各類檔案資源的整合，檔案館就成為了人事檔案的管理主體。高校實行人事代理制度后，人事檔案管理主體實際上分成了兩個部分，一是由學(xué)校檔案館對傳統(tǒng)體制下的教職工檔案進行管理；另一部分被租賃聘用的教工檔案由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣��?wù)中心進行管理，當(dāng)一大批租憑者長時間被正式聘用后其檔案才能轉(zhuǎn)至校檔案館，期間有的需要相當(dāng)長的時間才能被正式聘用，長時間被代管的檔案都是人事代理機構(gòu)管理，但代理的人事檔案在管理存在不少問題。

　　1.代理機構(gòu)與高校管理職責(zé)不清

　　制度的不健全和管理的不規(guī)范，使雙方職責(zé)不明確，操作中容易失誤；如代理機構(gòu)側(cè)重一般的接收保管和存放，重接收，輕管理，在接收材料時基本不審不看、不按章歸類，不及時裝訂，更本談不上整理和裝卷，以及目錄信息的著入等管理，出現(xiàn)代管的人事檔案大多以原有結(jié)構(gòu)狀態(tài)存在，組卷較散亂，管理有失嚴肅，既使丟失了也無依據(jù)；同時，代理檔案在未正式傳入高校時，高校檔案部門又不可能去查詢和監(jiān)督，以及查缺補漏，更談不上及時進行標(biāo)準化和現(xiàn)代化管理，轉(zhuǎn)來的材料沒有電子目錄信息等，最基本的管理水平都未達到，致代管檔案的質(zhì)量受到影響。

　　2.代管的人事檔案內(nèi)容不齊全

　　人事檔案的內(nèi)容是隨著個人成長在不斷增加、是處于動態(tài)狀，需要連續(xù)不斷地補充與更新，才能真實地反映其現(xiàn)實面貌，但有的代理檔案內(nèi)容的補充和收集較緩慢，如代理人員在工作中形成的業(yè)績考核、職稱考評、繼續(xù)教育、晉職晉資等材料十分豐富，收集緩慢影響了檔案的查閱和利用；又如形成材料不齊全，如有的過去雖然是招工或轉(zhuǎn)干、升學(xué)或晉職，但檔案中無記載，有的材料無審批意見及個人簽名等；還有的因多次調(diào)動或重新建檔，出現(xiàn)了部分檔案缺失等，減弱了憑證和依據(jù)功能；還有的組織考核、評鑒材料不全，在一定程度上影響對其本人的全面了解。

　　3.代管的人事檔案材料不連續(xù)

　　高校接收或擬引進的人員即便是租賃制，對學(xué)歷的要求最低也得在碩士以上，因此，學(xué)歷材料是收集重點，如自高中到博士學(xué)歷的原始材料，應(yīng)具有報考表、入學(xué)登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表或鑒定表、授予學(xué)位審批表等，但代管期間材料收集的不及時，致許多材料連續(xù)性不夠，如有的本科階段的材料只有入學(xué)登記表無畢業(yè)登記表，反之亦然；有的研究生階段材料不系統(tǒng)，碩士檔案中缺本科材料，博士生檔案中缺碩士材料等；有的在出國學(xué)習(xí)階段，對是否獲學(xué)位或進修等表述不清，甚至這類材料沒歸檔，無法準確反映這段歷程，代管檔案材料連續(xù)性不強。

　　4.代管的人事檔案查閱不方便

　　高校組織和人事部門在需要查閱代管檔案，或各黨支部辦理入黨或預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正事宜、例行人事調(diào)查等時，需經(jīng)由高校人事部門到代理機構(gòu)去代為借閱或開具證明后自行前往查閱；或代管的個人在報考碩士、博士、評定職稱、辦理戶口等需依據(jù)檔案材料開據(jù)證明等，都需反復(fù)要走多個流程才能辦成，利用起來極為不便。同時，高校人事部門對代管者的檔案是先收集和整理，再不定期集中轉(zhuǎn)遞至代理機構(gòu)，轉(zhuǎn)遞中易致檔案實體損壞或散失，影響代管檔案的管理和查閱質(zhì)量。

　　三、人事代理制下的高校人事檔案管理對策

　　檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，雙方管理機構(gòu)不僅要規(guī)范管理，重要的是強化管理意識，熟悉和掌握人事檔案管理技能，不斷拓展和延伸服務(wù)功能，搭建交流溝通的平臺，營造和諧工作環(huán)境，為雙方提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。

　　1.優(yōu)化代理人事檔案的服務(wù)環(huán)境

　　為促進人事代理制下的高校人事檔案管理和服務(wù)效能，要及時完善更為科學(xué)合理的人事檔案管理職責(zé)，提高雙方檔案管理者的政治和業(yè)務(wù)水平，要求他們不僅要有“一專多能”、愛崗敬業(yè)、精通業(yè)務(wù)，具熟練掌握人事檔案材料的收集、研究、鑒別、分類、編排、歸檔、保護各個環(huán)節(jié)的技術(shù)，而且還要掌握自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識和技能，提高檔案管理技術(shù)水平，優(yōu)化代理人事檔案管理的服務(wù)環(huán)境。

　　2.規(guī)范代理人事檔案的管理程序

　　高校與代理機構(gòu)之間須加強溝通、協(xié)調(diào)工作，制定出切實可行、操作性強的具體程序和措施，同時，高校要積極配合代理機構(gòu)做好檔案材料的收集工作，代理機構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上，雙方都要做好協(xié)調(diào)工作，著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、運行機制不暢、信息反饋不及時等問題，制定嚴格的合同，明確各自的職責(zé)范圍、可操作的措施、具體工作程序以及各個工作環(huán)節(jié)間的運行機制等，建立健全包括材料收集、人事檔案保管與保護、鑒別、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等規(guī)章，代理機構(gòu)要按程序做好代管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要積極地對代管人的學(xué)歷變更、職務(wù)、職稱變動、工資調(diào)整、及年度考核等材料進行初步的整理，并及時完整地轉(zhuǎn)交給人事代理機構(gòu)，使代管人事檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　3.做好代理人事檔案的收集整理

　　全面和及時地收集材料，是檔案工作的重中之重，對每年新形成的材料針對性的收集和整理，如晉升、晉職、考核、任免、各種獎懲、出國訪問、離任審計等材料，增強全程跟蹤意識，認真加工甄別，鑒定取舍，力求真實完整，手續(xù)完備，嚴格把好歸檔材料質(zhì)量關(guān)；代理機構(gòu)與用人單位要注意溝通信息，代理方需及時把握材料形成的規(guī)律，掌握材料的來源和環(huán)節(jié)等，了解材料中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，主動與單位或個人取得聯(lián)系，高校力爭在材料生成之前給予指導(dǎo)和督促；及時建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，代理機構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位，定期聯(lián)系，用人單位對人事材料及時收集、鑒定、登記，年終和代理機構(gòu)進行檔案移交，以確保代管人事檔案材料的真實性、權(quán)威性、完整性、長期可讀性。

　　4.拓展高校檔案部門的管理功能

　　高校檔案部門不僅要承擔(dān)起傳統(tǒng)的人事檔案管理的職責(zé)，而且還要成為人事代理制度下人事檔案管理和利用的樞紐或中轉(zhuǎn)站；因此，高校人事部門需要在每年新進人員之后將即時更新的名單及時轉(zhuǎn)給檔案部門；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案館及時對人事處移交的人事檔案材料進行分類和整理，并將人事代理制度下的人事材料及時向“中心”進行移交。同時，在業(yè)務(wù)上加強溝通，及時了解所在高校代理的人事檔案情況；在人事檔案材料產(chǎn)生后，檔案部門對代理方移交來的人事檔案及時進行整理和著入，集中統(tǒng)一管理，提供系統(tǒng)性、完整性的檔案服務(wù)。

　　5.建立代管人事檔案信息管理體系

　　代理機構(gòu)應(yīng)及時建立代管人事檔案的信息化管理，與高校建立系統(tǒng)的信息連接，實現(xiàn)信息共享，用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺，快捷方便地查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案，并要有選擇地對代管者的自然情況和基本信息等進行錄入和采集，如晉職晉資、考察考核、培訓(xùn)教育、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、工作簡歷、家庭成員、社會關(guān)系等，通過分類加工、有序整理，使之成為完整的人事檔案信息系統(tǒng)模塊，但信息采集工作須建立在組織人事部門審核確認“三齡一歷”的基礎(chǔ)上，確保信息的準確性和唯一性；強化日常管理效能，建立查詢、借閱、統(tǒng)計、分析等的現(xiàn)代管理體系，以便最大限度地滿足高校對有關(guān)人事檔案信息的需求。

　　在人事代理制度下，高校人事檔案工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，需要盡快形成與其相適應(yīng)的人事檔案管理的模式，明確職責(zé)、規(guī)范管理，發(fā)揮人事檔案代理制度的優(yōu)勢，使人事檔案在高校培養(yǎng)人才、使用人才中發(fā)揮更大的作用。

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