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這種問(wèn)題是一個(gè)普遍的現(xiàn)象，員工離職后不斷打電話了解情況的比比皆是，好一點(diǎn)的，已離職人員和單位關(guān)系不錯(cuò)，告訴你，關(guān)系差一點(diǎn)的，工資已結(jié)算，哼哈兩句掛掉電話，企業(yè)自己頭痛。為什么產(chǎn)生這種情況？說(shuō)開(kāi)來(lái)還是公司的基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，不知道如何做工作交接。

大部分企業(yè)的員工離職交接，都是離職員工拿一張《工作離職交接表》，和接手人員辦工作交接，然后到各部門(mén)去簽字，簽字手續(xù)完成可以離職，謹(jǐn)慎一點(diǎn)的企業(yè)，會(huì)等一個(gè)月后結(jié)算工作，期間有問(wèn)題再電話聯(lián)系解決，很多企業(yè)都是這樣做的。

但是這種交接方法是有問(wèn)題的，我們知道，員工一旦確定離職，往往心已經(jīng)開(kāi)始浮躁，很多員工已靜不下心來(lái)，總想著快速交接離職。而對(duì)于接手人員往往是一些新員工，這些新員工對(duì)這個(gè)崗位工作是不清楚的，只能是別人交什么，自己接什么。到底是否有該交的沒(méi)有交？自己并不清楚，而且有許多工作是階段性的，工作交接后在短期內(nèi)可能不用作業(yè)，等一段時(shí)間后，要作業(yè)了才發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，而再和原工作人員聯(lián)系，其或者不再理睬，或者已說(shuō)不清了。有的HR會(huì)說(shuō)，工作交接時(shí)其主管在干什么，為什么不認(rèn)真審核？實(shí)際上我們想一下，也明白，一是主管是否什么事都知道（很多情況下主管只是知道大的方面的工作，而一些具體的工作并不清楚）？二是主管審核時(shí)是否這么多事都能想的起來(lái)？因此上把這些責(zé)任推到主管身上是不適宜的，也是不負(fù)責(zé)任的。

好的管理一定是傻瓜式的，越簡(jiǎn)單、越直接明了最好，而不是靠某些人的努力。我讓這個(gè)HR根據(jù)公司的崗位設(shè)置，針對(duì)每個(gè)崗位的職能和工作特點(diǎn)編寫(xiě)一份《崗位工作交接指導(dǎo)表》，明確每個(gè)崗位工作離職要交接的內(nèi)容、交接的方法、交接人。如采購(gòu)人員離職，交接雙方要共同和每一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)帳，三方書(shū)面確認(rèn)，防止出現(xiàn)采購(gòu)產(chǎn)品與貨款不清的問(wèn)題發(fā)生；對(duì)每一份未履約完成的采購(gòu)訂單除三方確認(rèn)采購(gòu)產(chǎn)品等事項(xiàng)外，還要書(shū)面明確訂單中執(zhí)行的問(wèn)題，期間處理約定等事項(xiàng)，……針對(duì)采購(gòu)人員的每項(xiàng)工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，明確交接方式，并由采購(gòu)主管、財(cái)務(wù)、庫(kù)房等各相關(guān)崗位進(jìn)行評(píng)估確認(rèn)，形成規(guī)則。一旦采購(gòu)人員提出離職，HR就可以讓采購(gòu)人員按《采購(gòu)崗位工作交接指導(dǎo)表》進(jìn)行逐項(xiàng)的交接工作準(zhǔn)備，準(zhǔn)備完成再開(kāi)始辦理交接，按指導(dǎo)表約定逐項(xiàng)進(jìn)行交接確認(rèn)，這樣下來(lái)一般不會(huì)再出現(xiàn)類(lèi)似工作交接遺漏的問(wèn)題，可以降低交接風(fēng)險(xiǎn)。而且這樣對(duì)要離職的人員也很明確，知道自己如何才能快速離職，不會(huì)再產(chǎn)生慌亂，也不會(huì)再一點(diǎn)點(diǎn)的擠牙膏。

另外我告訴HR，如何你想最快、最清晰的辦好工作交接，還有一項(xiàng)工作要做，就是做各崗位的工作管理。我讓她把員工電腦的電子文件存放進(jìn)行規(guī)范化，每個(gè)人都只設(shè)立四個(gè)文件夾，第一文件夾是“管理文件”文件夾，存放和崗位相關(guān)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、記錄表單、標(biāo)準(zhǔn)模板（如合同模板）等公司正式執(zhí)行的文件；第二文件夾是“工作檔案”文件夾，存放所有在工作中成型、提交的工作報(bào)告、報(bào)表各種有存檔備查和再利用價(jià)值的文檔；第三文件夾是“日常工作”文件夾，存放在日常工作中各部門(mén)相互傳遞的文檔資料、自己在工作中隨時(shí)產(chǎn)生的工作文檔。一般工作中產(chǎn)生的文檔都放在此文件夾，而一旦某項(xiàng)工作文檔正式完成或提交后，則轉(zhuǎn)存到“工作檔案”文件夾；第四文件夾是“參考素材”文件夾，放置下載的各種參考資料等；如果公司允許，也可以設(shè)一個(gè)第五文件夾，放置個(gè)人的一些私密文檔。

這樣每個(gè)員工的大文檔結(jié)構(gòu)都是一樣的，一旦離職，我們只需要去關(guān)注第一、第二文件夾即可，而不用再一個(gè)個(gè)的在日常工作文件夾中去尋找。而對(duì)于員工只要定期對(duì)第一、第二文件夾進(jìn)行規(guī)范整理，文檔檢查，就可以保證有價(jià)值的文檔，能很容易找到，而不會(huì)自己都找不到了，如果做的再細(xì)一點(diǎn)，能形成細(xì)化的文檔目錄檢索，基本每個(gè)人都可以成為一個(gè)比較合格的檔案管理員了。

我以前在曾在一家港資企業(yè)做總經(jīng)理助理，有一項(xiàng)工作，是管理公司重大投資項(xiàng)目的所有合同，有幾十份，項(xiàng)目各種協(xié)議很多，而且合同金額都很高，少則也要幾百萬(wàn)，合同執(zhí)行與付款都是分批的，而且合同執(zhí)行中總會(huì)有這樣哪樣的問(wèn)題，但是我離開(kāi)公司時(shí)，這項(xiàng)工作交接，我用了不到十分鐘。原來(lái)，我在工作中，為了保證每項(xiàng)合同的執(zhí)行清晰，我為每一份合同都建立了一份執(zhí)行檔案，對(duì)合同執(zhí)行中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行登記，哪一天簽的合同，什么時(shí)間付過(guò)款？付給誰(shuí)了？發(fā)票是否給了？在執(zhí)行中出過(guò)什么問(wèn)題？當(dāng)時(shí)是如何處理的？還有什么遺留問(wèn)題？還有多少金額沒(méi)有支付？等等，每一項(xiàng)都記的清清楚楚，誰(shuí)來(lái)了一看都明白，下面的合同續(xù)接根本不會(huì)出現(xiàn)說(shuō)不清的問(wèn)題，財(cái)務(wù)等幾個(gè)相關(guān)者同時(shí)一核對(duì)完事。

工作交接做的好不好，不是離職手續(xù)的問(wèn)題，而是日常管理基本功是否扎實(shí)的問(wèn)題，如果我不對(duì)合同做日常記錄，我想我交接時(shí)，接手人是不可能全搞明白的，如果想搞明白，恐怕沒(méi)有半個(gè)月的核對(duì)，都完不了。