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　　電子郵件是如何以其獨特的溝通特點成為現(xiàn)代組織中的主要通訊手段，又是如何在層級組織中反映了人與組織的關系，組織中的個體又該如何看待電子郵件帶來的新挑戰(zhàn)并適應之？北大國際M BA2010屆在職班的諸位同學對這些問題進行了圓桌探討和辨析。

　　電子郵件，亦是展現(xiàn)公司政治和組織生態(tài)的大舞臺。透過這一公司組織生活的重要行為，從組織行為學的視角，剖析郵件文化所蘊涵的企業(yè)組織生態(tài)。

　　大踢皮球 互相推諉

　　電子郵件成為推脫工作和責任的工具似乎就是所謂“郵件文化”的精髓。

　　推脫責任的郵件大戰(zhàn)有害無益，浪費資源，最佳辦法莫如大Boss直接出面，指明工作負責人，平息事態(tài)。如果遇到那種凡事喜歡以“我們”為主語以示團隊精神的領導，那事情大抵就落個不了了之的下場。

　　現(xiàn)在組織以分工明確、權責分明為目標，以最大程度避免踢皮球現(xiàn)象的產生。事實上，分工越明確，發(fā)生突發(fā)狀況時的冗余度和靈活性也就相應降低。此時，最常見的就是郵件中賣弄各種斗爭技巧，過分之時，來回轉的郵件串足以搞成冰糖葫蘆。

　　但是，如果深諳此中三昧，反其道而行之亦有成效，比如這個“反客為主”的實戰(zhàn)案例：某經理被分配一個跨團隊的項目，他手中沒有直接資源，無錢無權，無人搭理，召集會議無人有空。該經理于是以郵件為主要工作手段，積極制定工作進度表，用群郵件形式發(fā)送每一次任務，同時用群郵件形式檢查任務的完成情況。當然每一封都C C （轉發(fā)）相關人士的直屬上司，而一旦某人單獨回復郵件推脫工作，他必定以群郵件的形式回復，這樣就把所有人的工作態(tài)度暴露在聚光燈下，使得對方無可拒絕，只能接受。

　　此外，郵件文化盛行于外企，國際化背景更增加了電子郵件的復雜性。一群來自五湖四海的人們，為了五斗米，不得不操著各種水平的英文試圖溝通。有些企業(yè)欣賞短小的郵件，有些企業(yè)卻養(yǎng)成了長篇大論的習慣。把溝通的技巧夸大，而忘記了溝通的目的，過于看重技術手段，總屬于下策。

　　立此存照 秋后算賬

　　郵件文化中最為聲名狼藉的正是這一點：無論多么小的事，無論是當面說還是電話說，總之必定要郵件確認給你，意思就是“立存此照，秋后算賬”。這種行為有兩種目的：一是攻擊，二是防御。

　　攻擊的方式很簡單，假設A在郵件中承諾在某個D eadline之前提交報價文件，那么萬一遲了，B可能就會把承諾郵件當作把柄來攻擊A.假設C在郵件中寫錯了某個細節(jié)，D可能委婉但尖刻地指出“這種弱智的錯誤將影響公司的專業(yè)形象”或“客戶不喜歡不注意細節(jié)的供應商”。當然，被抄送的那些人才是最重要的觀眾。

　　一邊稱兄道弟，一邊搜集證據———此種現(xiàn)象的流行必然導致人人自危，結果就是每個人都花很多額外的時間注意措辭、細節(jié)，唯恐留下任何把柄。

　　而防御則是電子郵件的主要用途之一。害人之心不可有，防人之心不可無，電子郵件不僅具有“可存檔性”，還有來源唯一性，而且方便檢索。這些優(yōu)點都是紙質、語音和視頻文件無法兼顧的。因此，電子郵件在商業(yè)合作中可以等同于簽字文件，具有法律效力。找工作時，電子郵件確認O ffer視為正式接受；回復供應商的預算郵件視為接受價格；電子郵件接受媒體采訪視為同意公開言論，等等。

　　因此郵件必須謹慎，電話中跟供應商說好了價格，必須郵件確認；某件工作被取消了，必須郵件確認原因和責任人。否則，時過境遷，你如何去尋找消失在空氣中的聲音？你又如何不讓自己牽連在內？“立此存照”，也是郵件“積極防御”的戰(zhàn)略價值。

　　以下犯上 挾天子令諸侯

　　2006年，久經沙場的職場老兵、EM C大中華區(qū)總裁陸純初最終因為和“史上最牛女秘書”之間的“郵件門”事件驚動上層而離職。如果不是企業(yè)電子系統(tǒng)中有包括高層的所有人的郵件地址，從而給“以下犯上”提供了便捷渠道，我們很難想象一個小小的秘書怎能扳倒一位大區(qū)總裁。

　　電子郵件具有一個獨特之處：受者被動性。電話就不同，必須對方愿意接通才能傳輸內容。而電子郵件的接受者，卻只能被動接受，無法預測，無法拒絕。因此，利用郵件進行宣傳被叫做“推送”內容，可以打破地域和層級的限制，讓每個人至少在技術上都有可能發(fā)出自己的聲音，此外郵件的即時性也會強化事件的影響。不過一體兩面，郵件的這一特性也讓“一時沖動”的行為無可挽回。

　　簡而言之，通過電子郵件接觸到企業(yè)高層的成本非常低。商場斗爭本就激烈，越方便的武器越給力。由于電子郵件，從前遠遠被隔絕于實質性權力斗爭之外的中低層員工也有可能卷入其中，甚至占有重要戲份。而這種以下犯上的行為更加不可預測和防范，這使公司的斗爭更加復雜。

　　此外，組織管理技巧中獲得額外權力的一個方式就是所謂“往上報”，郵件的易到達性、群發(fā)、受者被動性等等特質正是挾天子以令諸侯的利器。

　　不過，企業(yè)本身也不是被動的受害者。企業(yè)在使用電子郵件的同時也注意防御和逆襲，郵件安全已經是每個企業(yè)負責人重視的問題。隨著“以下犯上”等新情況的出現(xiàn)，企業(yè)也在不斷加固自己的防線：

　　第一，很多公司在技術上控制不同級別的人是不能被添加進發(fā)送列表，沒有相應權限無法進行轉發(fā)所有人的設定。

　　第二，很有可能，員工發(fā)出的所有郵件，經后臺處理都會自動密送給相關管理者。在某些敏感領域的行業(yè)會有公司采用此類防御手段。

　　第三，外企公司，尤其是上市公司，有薩班斯法案的約束，所以基本所有經過服務器的郵件都會做存檔，所有郵件都會有據可查，并且郵件中的敏感詞會受到相應的關注和鎖定。

　　轉發(fā)、密送的玄機和陷阱

　　轉發(fā)也叫CC，是電子郵件的特色。很少人會把文件復印幾十份四下散發(fā)，電話錄音更不便傳輸，而電子郵件，則可以把一封郵件輕易轉給別人，譬如轉發(fā)供應商的郵件給老板，轉發(fā)老板的郵件給同事。但是轉發(fā)也可能很危險：

　　某企業(yè)北京分部的人力資源總監(jiān)對總部簽約的獵頭公司服務一直抱怨，但是無法說服總部，無奈之下只得組織了一場會議討論整改方案。會后，他把會議記錄發(fā)給了獵頭公司的少數人，希望能看到進步。事情至此，一切正常。但是半個月后，總監(jiān)收到總部轉回的郵件，居然就是這一封！事態(tài)詭異，總監(jiān)經過調查發(fā)現(xiàn)：獵頭公司的一個員工在進行整改時向該企業(yè)上海分部的人求助，他直接轉發(fā)了原始郵件，沒有刪除會議記錄及郵件正文。而上海分公司的同事并非善茬，想借此機會打擊北京分部，并在總部前賣乖，于是將郵件完整轉發(fā)給了總部，意思是：總部請看北京分公司的人能力不行，請了這么差的獵頭公司。上海分公司的人并不知道正是總部的人簽下了獵頭公司。總部看到郵件，反而認為該總監(jiān)積極幫助獵頭公司整改的態(tài)度值得肯定，為了表示總部的友好態(tài)度，該郵件又轉回到總監(jiān)手中。這一串轉發(fā)，陰差陽錯夾著職場斗爭。所以，轉發(fā)時請千萬把屏幕拽到底，看看最原始的那一封，該不該被對方看到。

　　密送又叫BCC.這一種功能的設置有種腹黑之嫌，或者參透了人性的陰暗。密送很多時候用于設定陷阱：A寫一封郵件給B，但密送了老板。B的回復也會被老板看到。而B并不知道老板在看，他的郵件內容一定要比知情的情況下更直接、更坦白。密送也可以用于另一種情況：老板希望某員工知道某項目的情況，但是以他的級別不適宜出現(xiàn)在抄送列表里。

　　因為每個人都可以隨手密送誰，也可能被密送，因此，CC或BCC的時候一定要想清楚所寫的內容是否可以在未來的某個時候被所有人看到，因為沒有人可以保證收件人會不會把此封郵件發(fā)給所有的人。

　　這兩大功能在使電子郵件推進公司斗爭的過程中起到了重要作用。盡管以事情的結果反推電子郵件是罪魁禍首從邏輯上講不正確，但其他通訊方式的大規(guī)模殺傷效果不會如此可觀。

　　溝通工具

　　目前，很多跨國公司采用“分布式辦公”，在全球各地都有分支，并使用電子郵件作為主要通信手段。而基于項目組建臨時團隊的“項目管理制”的流行更使人們必須隨時準備好跟陌生人溝通協(xié)作。沒有面對面的禮貌約束，人們通常更易在電子郵件中表露真實觀點。

　　正因郵件的方便易用才使它成為公司中的主要溝通工具。如果企業(yè)組織復雜，溝通成本高，就需要郵件這個方式來降低溝通成本。

　　此外，現(xiàn)代企業(yè)對職權清晰度的要求需要人們隨時存檔。對企業(yè)來說，都會面臨審計，敏感部門的工作內容都要存檔，電子郵件亦降低了記錄和保存的成本。

　　電子郵件帶來的溝通成本降低在企業(yè)全球化進程中多少起到了推動作用，方便了國際團隊建立，確保了信息的時共享。如果沒有電子郵件，那么一個團隊中的美國人和中國人將為了共同開一個電話會議度過多少深夜或凌晨。

　　只是手段

　　不過，國際化的背景下，文化和價值觀的沖突與商業(yè)利益交織，使電子郵件成為公司內部政治斗爭的載體，幾乎也是宿命。

　　電子郵件是公司政治的利器，但幾乎所有一對多的溝通方式——— 譬如內部即時通訊、內部論壇等，都會出現(xiàn)這種情況。電子郵件僅僅因為目前最為常用而具有較高的曝光率。即使沒有電子郵件，人們也會尋求其他方式，而未來或許會隨著科技進步而選擇其他溝通渠道。

　　郵件文化的負面作用，和企業(yè)文化缺乏信任以及信仰不無關系。郵件只是工具，類似于放大器，如果組織內部本身充滿著勾心斗角，那么在各種溝通工具上的政治斗爭都會非常激烈，郵件也必然成為一個有力的斗爭工具。

　　信用載體

　　郵件是信用的載體�，F(xiàn)代商業(yè)社會強調信用體系，無論是高層還是職場新人，都必須在郵件這一載體上建立和維護自己的職場信用。

　　所謂“科技以人為本”，科技永遠解決不了人和人之間的沖突問題，郵件文化的根本最終還是人和人之間的問題。減少辦公室政治的根本是調高人和人之間的信任度，改善人和人之間的關系，不是人和工具之間的關系。