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崗位職責(zé)的構(gòu)建方法探析
知識庫 > 工作分析 > 正文 873 2012-04-04 15:59:12

職位說明書作為工作分析的成果,它是對組織中崗位的基本信息、設(shè)置目的、工作職責(zé)與權(quán)限、績效標(biāo)準(zhǔn)、溝通關(guān)系、工作環(huán)境條件、任職資格等內(nèi)容給予定義說明的書面性文件。崗位職責(zé)作為職位說明書不可或缺的核心內(nèi)...

職位說明書作為工作分析的成果,它是對組織中崗位的基本信息、設(shè)置目的、工作職責(zé)與權(quán)限、績效標(biāo)準(zhǔn)、溝通關(guān)系、工作環(huán)境條件、任職資格等內(nèi)容給予定義說明的書面性文件。崗位職責(zé)作為職位說明書不可或缺的核心內(nèi)容,其構(gòu)建的好壞,表述規(guī)范與否,不僅會直接影響職位說明書的編寫質(zhì)量,而且會嚴(yán)重影響其在整個(gè)人力資源管理活動中的應(yīng)用。

  本文正是基于此點(diǎn),試圖對崗位職責(zé)的構(gòu)建方法做出分析。


  一、崗位職責(zé)的含義


  在職位說明書中,崗位職責(zé)又可稱為“工作職責(zé)詳述”、“主要(或關(guān)鍵、重大)職責(zé)”等,是關(guān)于“該職位主要做什么”的描述。所謂工作職責(zé),主要指該職位通過一系列什么樣的活動來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo),并取得什么樣的工作成果。一般來講,主要職責(zé)應(yīng)回答以下問題:


  。為達(dá)到工作的目的,工作主要在哪些領(lǐng)域中開展?


  。工作持有人所承擔(dān)的主要職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果是什么?


  需要提示的是,職位說明書中描述的是該職位的關(guān)鍵職責(zé),沒必要詳盡和羅列所有的大小職責(zé)、任務(wù)或活動。一般來說,關(guān)鍵職責(zé)意指:


  。設(shè)立該職位需履行的職責(zé)


  。崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時(shí)性工作


  。該職責(zé)占用大量時(shí)間


  二、崗位職責(zé)的構(gòu)建方法


  崗位職責(zé)的界定并非是簡單地來自對職位任職者現(xiàn)行工作活動的歸納和概括,而是對基于組織戰(zhàn)略的職位目的進(jìn)行的界定。根據(jù)工作職責(zé)梳理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們將工作職責(zé)構(gòu)建的工作方法歸結(jié)為兩種:下行法和上行法。


  (一)下行法


  下行法是一種基于組織戰(zhàn)略,并以流程為依托進(jìn)行工作職責(zé)分解的系統(tǒng)方法。具體來說,就是通過戰(zhàn)略分解得到職責(zé)的具體內(nèi)容,然后通過流程分析來界定在這些職責(zé)中,該職位應(yīng)該扮演什么樣的角色,應(yīng)該擁有什么樣的權(quán)限。


  利用下行法構(gòu)建工作職責(zé)的具體步驟為:


  第一步、確定職位目的


  根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和部門的職能定位,確定職位目的。職位(設(shè)置)目的,說明設(shè)立該職位的總體目標(biāo),即要精練地陳述出本崗位為什么存在,它對組織的特殊(或者是獨(dú)一無二)貢獻(xiàn)是什么。讀者應(yīng)當(dāng)能夠通過閱讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標(biāo)的不同。


  職位目的一般編寫的格式為:工作依據(jù)+工作內(nèi)容(職位的核心職責(zé))+工作成果。舉例來說,某公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的職位總體目的可表述為:在國家相關(guān)政策和公司工作計(jì)劃的指導(dǎo)下,組織制定公司財(cái)務(wù)政策計(jì)劃和方案,帶領(lǐng)部門員工,對各部門提供包括成本、銷售、預(yù)算、稅收等全面財(cái)務(wù)服務(wù),實(shí)施財(cái)務(wù)職能對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效支持作用。


  第二步、分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域


  通過對職位目的的分解得到該職位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。所謂關(guān)鍵成果領(lǐng)域,是指一個(gè)職位需要在哪幾個(gè)方面取得成果,來實(shí)現(xiàn)職位的目的。我們利用魚骨圖作為工具對上例進(jìn)行職位目的的分解,得到計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。


  第三步、確定職責(zé)目標(biāo)


  確定職責(zé)目標(biāo),即確定該職位在該關(guān)鍵成果領(lǐng)域中必須取得的成果。因?yàn)槁氊?zé)的描述是要說明工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果,因此,從成果導(dǎo)向出發(fā),應(yīng)該明確關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達(dá)成的目標(biāo),并確保每項(xiàng)目標(biāo)不能偏離職位的整體目標(biāo)。例如,計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的八項(xiàng)關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達(dá)到目標(biāo)如下。


  第四步、確定工作職責(zé)


  如上所述,我們通過確定職責(zé)目標(biāo)表達(dá)了該職位職責(zé)的最終結(jié)果,那么本步驟就是要在此基礎(chǔ)上來確定任職者到底要進(jìn)行什么樣的活動,承擔(dān)什么樣的職責(zé),才能達(dá)成這些目標(biāo)。


  因?yàn)槊恳豁?xiàng)職責(zé)都是業(yè)務(wù)流程落實(shí)到職位的一項(xiàng)或幾項(xiàng)活動(任務(wù)),所以該職位在每項(xiàng)職責(zé)中承擔(dān)的責(zé)任應(yīng)根據(jù)流程而確定,也就是說,確定應(yīng)負(fù)的職責(zé)項(xiàng)就是確定該職位在流程中所扮演的角色。


  在確定責(zé)任時(shí),職位責(zé)任點(diǎn)應(yīng)根據(jù)信息的流入流出確定。信息傳至該職位,表示流程責(zé)任轉(zhuǎn)移至該職位;經(jīng)此職位加工后,信息傳出,表示責(zé)任傳至流程中的下一個(gè)職位。該原理體現(xiàn)了“基于流程”、“明確責(zé)任”的特點(diǎn)。


  以某公司的招聘工作為例,員工招聘的工作流程可以分為四個(gè)環(huán)節(jié):(1)招聘計(jì)劃的制定、審核與審批;(2)招聘費(fèi)用的預(yù)算、審核與審批;(3)招聘工作的實(shí)施。其中一般人員的招聘,人力資源部與主管部門負(fù)責(zé)人參加;關(guān)鍵員工的招聘,高層管理人員、人力資源部和(主管部門負(fù)責(zé)人)參加;(4)招聘工作的反饋與檢查


  在招聘計(jì)劃過程中:人力資源部招聘專員制定招聘計(jì)劃,然后上報(bào)人力資源部經(jīng)理審核,這樣招聘專員制定招聘計(jì)劃的職責(zé)就算完成;計(jì)劃的審核職責(zé)歸屬人力資源部經(jīng)理,如果審核沒問題,就報(bào)人力資源總監(jiān)批準(zhǔn);下面審批計(jì)劃的責(zé)任就轉(zhuǎn)移到人力資源總監(jiān)的職責(zé)上來。審批完成后,進(jìn)入招聘流程的下一個(gè)環(huán)節(jié)。


  可以看出,基于流程的職責(zé)分析,明確界定了每項(xiàng)職責(zé)中職位應(yīng)該扮演什么樣的角色,以及擁有什么樣的權(quán)限。要想明晰地表達(dá)出職位在各項(xiàng)職責(zé)中扮演的角色及權(quán)限,在職責(zé)描述是就要準(zhǔn)確規(guī)范地使用動詞,就像上例中的“制定”、“審核”和“審批”等。


  第五步、進(jìn)行職責(zé)描述


  前面講到了,職責(zé)描述是要說明工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果,因此,通過以上兩個(gè)步驟明確了職責(zé)目標(biāo)和主要職責(zé)后,我們就可以將兩部分結(jié)合起來,對職責(zé)進(jìn)行描述了,即:職責(zé)描述=做什么+工作結(jié)果。


  (二)上行法


  上行法與下行法在分析思路上正好相反,它是一種自下而上的“歸納法”(見圖4)。具體說,就是從工作要素出發(fā),通過對基礎(chǔ)性的工作活動進(jìn)行邏輯上的歸類,形成工作任務(wù),并進(jìn)一步根據(jù)工作任務(wù)的歸類,得到職責(zé)描述。雖然上行法較下行法來說不是一種特別系統(tǒng)的分解方法,但在實(shí)際工作中更為實(shí)用、更具操作性。


  利用上行法撰寫職責(zé)的步驟是:


  第一步、羅列和歸并基礎(chǔ)性的工作活動(工作要素),并據(jù)此明確列舉出必須執(zhí)行的任務(wù);


  第二步、指出每項(xiàng)工作任務(wù)的目的或目標(biāo);


  第三步、分析工作任務(wù)并歸并相關(guān)任務(wù);


  第四步、簡要描述各部分的主要職責(zé);


  第五步、把各項(xiàng)職責(zé)對照職位的工作目的,完善職責(zé)描述。


  以公司董事會執(zhí)行秘書的某項(xiàng)職責(zé)的撰寫為例,表中羅列的工作要素項(xiàng)目構(gòu)成了“打印董事會會議記錄”這項(xiàng)工作任務(wù),而把表中所列的各項(xiàng)工作任務(wù)歸并就形成了該項(xiàng)職責(zé)。

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