人在職場(chǎng),每天有如陀螺般忙得轉(zhuǎn)個(gè)不停,大家抱怨著工作苦,工作累,工作辛苦沒(méi)的睡。
但是仔細(xì)思量,如此這般,到底是工作量太大?老板太苛刻?還是自己效率低,工作方法有問(wèn)題?
也許大多數(shù)情況下是因?yàn)槲覀儧](méi)有學(xué)會(huì)如何聰明地做事,掌握對(duì)的工作方法,才讓自己每天累得半死。
本文作者特意整理了如下15種可以?xún)?yōu)化工作流程和提高效率的方法,幫助你更高效輕松地完成工作。
01
做日/周工作計(jì)劃并經(jīng);仡
不管你習(xí)慣用PPT,Excel或是其他辦公軟件,一定得給自己制定個(gè)日/周工作計(jì)劃,包括上周工作進(jìn)展和本周工作計(jì)劃。
針對(duì)每一項(xiàng)工作或任務(wù),都要詳細(xì)標(biāo)注開(kāi)始和截止時(shí)間,交付物是什么,需要對(duì)接的有哪些部門(mén)和同事,有什么樣的KPI等等。
這樣方便自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài),是待開(kāi)始,進(jìn)行中,延誤還是取消,有利于自己針對(duì)不同情況采取下一步措施。
02
會(huì)議前的高效準(zhǔn)備
參加會(huì)議時(shí),我經(jīng)?吹揭恍┤舜颐ψ,一臉茫然地看著主持人,被問(wèn)到項(xiàng)目進(jìn)展,支支吾吾,一看就是沒(méi)有什么準(zhǔn)備。
為了避免這種尷尬局面,需要提前做這些準(zhǔn)備:
提前看看會(huì)議日程,和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話(huà)題;
是否需要對(duì)上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新;
是否需要提前搜集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù),資料及文件;
是否需要提前聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等等。
03
學(xué)會(huì)判斷任務(wù)優(yōu)先級(jí)
每天手頭的工作很多,既有正在進(jìn)行中的,也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過(guò)來(lái)的,如果不分輕重緩急,就會(huì)感覺(jué)毫無(wú)頭緒,倍感焦慮。
因此需要學(xué)會(huì)根據(jù)這樣兩個(gè)維度判斷任務(wù)的先后順序。即:
重要性(重要vs.不重要 )
緊迫性(緊急vs.不緊急)
根據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限,將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限,就可以清晰判斷出,緊急而重要的事情一定是最有優(yōu)先級(jí),需要馬上處理的。
04
多種溝通渠道并用,
而不是單純依賴(lài)于郵件
電子郵件儼然已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件,會(huì)議通知,討論問(wèn)題,匯報(bào)工作無(wú)一例外都是通過(guò)郵件完成。
但如果此時(shí)你完全依賴(lài)郵件一個(gè)溝通渠道,會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)真的會(huì)壞事,尤其重要或緊急的工作。
因?yàn)猷]件不是即時(shí)通訊系統(tǒng),人們不是隨時(shí)在線(xiàn)或者隨時(shí)可以回應(yīng)的,比如會(huì)議中或外出時(shí)間,就無(wú)法做到隨時(shí)回復(fù)。
所以如遇緊急重大問(wèn)題或通知,一定記得打電話(huà)反復(fù)確認(rèn),確保萬(wàn)無(wú)一失。
05
未完成事項(xiàng)提醒
有的人非常喜歡將“告示貼”(或叫“口水貼”)貼在工位擱板上,上面寫(xiě)滿(mǎn)了待辦事項(xiàng)或需要特別提醒或關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的辦法。
小小一塊貼紙,記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn),比如時(shí)間,電話(huà),找誰(shuí)。醒目地提醒和督促你這件事情還沒(méi)完成,需要趕緊搞定,因?yàn)槟憧隙ń邮懿涣艘粡堎N紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動(dòng)。
一旦完成,你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去,頗有成就感。
06
先梳理一天工作內(nèi)容
為了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上剛到辦公室,頭腦清醒的時(shí)候,將自己的日歷(或者電子日歷)打開(kāi),看看今天的主要工作內(nèi)容有哪些,然后根據(jù)優(yōu)先級(jí)分配自己的工作時(shí)間和精力。
這樣就可以讓自己做到心中有數(shù),不僅不會(huì)遺漏重要工作,還會(huì)容易把控節(jié)奏,自信滿(mǎn)滿(mǎn)迎接新一天。
07
番茄工作法
就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù),將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘,專(zhuān)注工作,中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事,直到番茄時(shí)鐘響起,然后在紙上畫(huà)一個(gè)X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。
這樣我們就會(huì)比較容易專(zhuān)注在工作本身,而不容易走神或下意識(shí)地刷手機(jī)。因?yàn)槿说淖⒁饬σ坏┍淮驍,重新開(kāi)始回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。
08
將本周或下周待開(kāi)會(huì)議提前
發(fā)出邀請(qǐng)
很多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳,突然發(fā)出邀請(qǐng)召集同事開(kāi)會(huì),這么做通常效果很差,因?yàn)闆](méi)有提前預(yù)約,同事要么在出差,要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。
因此,如果不是特別緊急的會(huì)議,最好提前一周就發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng),提前將被邀請(qǐng)人的時(shí)間固定,也方便他人在空閑時(shí)間段安排其他工作。
另外發(fā)完會(huì)議邀請(qǐng)也不是萬(wàn)事大吉,你需要在會(huì)議提前1~2天發(fā)個(gè)郵件提醒,以確保大家準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議而沒(méi)有遺忘或發(fā)生時(shí)間沖突。
09
提高打字速度
這點(diǎn)特別容易被忽視。我們有時(shí)寫(xiě)報(bào)告或郵件感覺(jué)花費(fèi)時(shí)間太多,可能就是因?yàn)榇蜃炙俣忍?/span>
學(xué)會(huì)盲打而不是邊看鍵盤(pán)邊找字母,不論拼音還是五筆輸入法,都會(huì)大大提高文字輸入效率,幫你節(jié)省不少時(shí)間。
如必要可以專(zhuān)門(mén)花一段時(shí)間練習(xí)如何提高速度,這真是一勞永逸的事,值得投入時(shí)間練習(xí)。
10
整潔有序的辦公桌
將自己的辦公桌收拾得整潔有序,可以幫我們很快找到需要的資料或文件,而不是在用到的時(shí)候毫無(wú)頭緒,翻來(lái)翻去。
除此以外,在一個(gè)雜亂不堪的環(huán)境下工作,人的心情也會(huì)不自覺(jué)變得焦躁不安,哪還能談得上效率和質(zhì)量。
11
充分利用午餐時(shí)間進(jìn)行社交
現(xiàn)代人時(shí)間寶貴,不愿過(guò)多占用私人時(shí)間進(jìn)比如晚上或周末行社交,那么充分利用工作午餐時(shí)間和同事聯(lián)絡(luò)感情就變得重要而便捷了。
盡量多和兄弟部門(mén)以及跨部門(mén)同事一起用餐,可以聊些輕松話(huà)題,順便談下項(xiàng)目進(jìn)展,彼此如何更好地配合,就顯得順理成章。
經(jīng)常一個(gè)人午餐或者只和要好的幾個(gè)同事午餐,只是單純完成了吃飯這個(gè)任務(wù),而沒(méi)有賦予任何社交意義,實(shí)屬可惜。
12
善于“偷師”學(xué)藝
公司不等于學(xué)校,沒(méi)有人像老師那樣有義務(wù)教你如何工作,如何更好地工作。
這時(shí)我們就需要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和機(jī)靈的頭腦,看到別人受到認(rèn)可和表?yè)P(yáng),就要仔細(xì)揣摩和觀(guān)察,看看人家到底哪里做得好,怎么做得好的。
有心人可以將對(duì)方報(bào)告或文件好好拆解,學(xué)習(xí)人家如何設(shè)計(jì)框架,提煉要點(diǎn),組織素材和推導(dǎo)結(jié)論的。
13
集中時(shí)間回復(fù)郵件
如果隨時(shí)在線(xiàn)回復(fù)每一封郵件,就會(huì)將自己的注意力切割,無(wú)法集中做好一件事。不是所有郵件都需要你秒回,如果真的非常緊急,相信對(duì)方一定會(huì)打電話(huà)或者直接找你。
因此可以隔一段時(shí)間集中處理和回復(fù)郵件,這樣不僅效率高,還避免了不斷被新進(jìn)來(lái)的郵件打斷手頭的工作。
14
多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通,確認(rèn)需求
在公司中我們的的匯報(bào)對(duì)象是直線(xiàn)經(jīng)理,我們的工作是否得到認(rèn)可主要取決于領(lǐng)導(dǎo)。
因此我們需要聽(tīng)清楚領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù),ta的要求和期望是什么,需要什么時(shí)間完成等等,只有確認(rèn)好領(lǐng)導(dǎo)的需求,我們的工作才有方向,才能有的放矢。
在最終完成任務(wù)時(shí)才不會(huì)發(fā)生南轅北轍,吃力不討好的情形。
15
對(duì)同事經(jīng)常表達(dá)謝意
雖然很多時(shí)候,同事幫你完成的某項(xiàng)工作是ta份內(nèi)之事,但是一定記得及時(shí)表達(dá)感謝,不論通過(guò)郵件還是當(dāng)面致謝,最好當(dāng)著其領(lǐng)導(dǎo)的面表達(dá)謝意。
這樣不僅可以讓對(duì)方感覺(jué)你人很客氣,nice,以后更愿意幫你,另一方面在領(lǐng)導(dǎo)面前提出表?yè)P(yáng),進(jìn)一步加深了你和同事的感情聯(lián)絡(luò),有利于未來(lái)的工作開(kāi)展。
寫(xiě)在最后:
這些工作方法都是木沐在實(shí)踐中提煉總結(jié)出來(lái)的,超級(jí)高效實(shí)用,如果你還沒(méi)有掌握或者運(yùn)用,那么不如先從其中幾項(xiàng)容易的開(kāi)始著手應(yīng)用。
蕭伯納曾經(jīng)說(shuō)過(guò):
世界上只有兩種物質(zhì):高效率和低效率;世界上只有兩種人:高效率的人和低效率的人。
讓我們努力成為高效率的人吧。
END
關(guān)于HR研究網(wǎng)
HR研究網(wǎng)成立于2010年02月08日,是國(guó)內(nèi)首家專(zhuān)注人力資源三支柱(COE·HRBP·SSC)領(lǐng)域理論、實(shí)踐探索門(mén)戶(hù),匯聚業(yè)內(nèi)資深專(zhuān)家,一起幫助HR家人解惑答疑,以企業(yè)實(shí)踐案例為載體,傳遞行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、資訊、知識(shí)、理論和思想,共同促進(jìn)和加速人力資源領(lǐng)域快速發(fā)展。
HR研究網(wǎng)線(xiàn)下論壇包括中國(guó)人力資本論壇、德鄰社CHO論壇、行業(yè)論壇(地產(chǎn)、金融、零售&連鎖、醫(yī)藥&醫(yī)療器械)、合作定制論壇。HR研究網(wǎng)線(xiàn)下論壇起步于2010年。中國(guó)人力資本論壇(500-3000人)成功主辦22屆,覆蓋城市包括深圳、廣州、北京、上海、武漢、南京、長(zhǎng)沙等城市,承接兩次國(guó)家級(jí)人力資源論壇。
【論壇計(jì)劃】