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發(fā)郵件的這些忌諱，你犯過嗎?

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互聯(lián)網(wǎng) 發(fā)表日期

2015-08-14 09:37:24

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數(shù)相比，寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。　　基于多年在職場的經(jīng)驗，總...

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數(shù)相比，寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

　　基于多年在職場的經(jīng)驗，總結(jié)了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

　　一、忌不稱呼

　　不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”;有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。

　　正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位(姓氏+職位);如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

　　二、忌亂稱呼

　　比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經(jīng)理職位高的人。

　　通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”;而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

　　三、忌回復(fù)所有人

　　通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對方可能同時發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可;如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實際需要有選擇性地寫上去。

　　尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理;這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。

　　發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對方隨意點擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

　　四、忌把老板列為收件人之一

　　常見人們寫信，幾個收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會被老板認為不太尊重他。

　　如果是寫給老板的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給老板的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場合問過學(xué)員，如果他們是老板收到類似的信會有什么反應(yīng)，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。

　　如果需要老板了解某個相關(guān)的事項，則致他人的同時，抄送給老板比較妥當。例如需要就一個提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板;若需要同時征求老板的意見，則需單獨寫給老板，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請老板指教”的話。

　　五、忌人名不排序

　　收件人(包括抄送人)若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

　　最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

　　有內(nèi)外之別時，以客為先。

　　六、忌不分段

　　有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

　　推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段;如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

　　當然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當調(diào)大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。

　　七、忌重點不突出

　　現(xiàn)在的職場壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調(diào)，包括加粗、增大字號或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當于海報作用時才可以適當用彩色。

　　郵件的標題至關(guān)重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】內(nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。

　　八、忌不感謝

　　有些人沒有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養(yǎng);更何況自己請對方幫忙呢。

　　九、忌多重結(jié)束語

　　常見不少人在信的結(jié)尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等(還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day)。其實，一句最恰當?shù)慕Y(jié)語即可。

　　有時候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。

　　避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因為大多時候的問候是因人而異的。

　　十、忌不署名

　　不署名，言外之意，對方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那么客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

　　發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發(fā)來的郵件(更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名)，耽誤了事情。

　　署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

　　以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內(nèi)容(最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等)。

這10種，您犯過哪一種呢？

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