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全面了解與分析企業(yè)的培訓(xùn)需求則是第一步，是培訓(xùn)管理工作的指南針。
培訓(xùn)需求分析，是指在規(guī)劃與設(shè)計(jì)培訓(xùn)之前，采用各種方法與技術(shù)，對(duì)組織及成員的目標(biāo)、知識(shí)、技能等方面進(jìn)行系統(tǒng)地鑒別與分析，以確定是否需要培訓(xùn)及培訓(xùn)內(nèi)容和一種活動(dòng)或過(guò)程。
一、理清培訓(xùn)需求的4大關(guān)鍵事項(xiàng)
培訓(xùn)需求分析一般需要從戰(zhàn)略分析、組織工作分析和人員分析三個(gè)層面進(jìn)行。而在做培訓(xùn)需求管理時(shí)，我們需理清以下幾點(diǎn)思路。
1．干系人識(shí)別與分析
干系人是指受到某事物影響，同時(shí)也能對(duì)其施加影響的不同人群。
對(duì)于一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，其干系人主要包括組織決策者、受訓(xùn)者、受訓(xùn)學(xué)員部門(mén)管理者、培訓(xùn)管理者、專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等。
- 組織決策者關(guān)注的是，如何通過(guò)培訓(xùn)提升受訓(xùn)者的能力，以此有助于組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；
- 受訓(xùn)者關(guān)注的是：如何通過(guò)培訓(xùn)提升自己所欠缺或有興趣的能力；
- 部門(mén)管理者關(guān)注的是：如何通過(guò)培訓(xùn)是員工達(dá)到其工作崗位所要求的能力；
- 培訓(xùn)管理者關(guān)注的是：如何有效整合來(lái)自不同干系人的需求和條件限制（資金、時(shí)間、資源等），并提供適合組織發(fā)展的培訓(xùn)規(guī)劃；
2．干系人需求調(diào)查
將重要的培訓(xùn)干系人識(shí)別出來(lái)后，下一步就是針對(duì)每一類干系人進(jìn)行培訓(xùn)需求的調(diào)查�？筛鶕�(jù)不同干系人群的溝通特點(diǎn)設(shè)計(jì)相應(yīng)的調(diào)查方式。
此外，企業(yè)培訓(xùn)需求調(diào)研的歷史資料、培訓(xùn)年度績(jī)效評(píng)估的歷史資料、專家判斷（如內(nèi)部培訓(xùn)專家意見(jiàn)，外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)建議等）也是可以參考運(yùn)用的輔助形式。
3．需求分析評(píng)估及報(bào)告
將所有需求調(diào)查所獲得的結(jié)果經(jīng)過(guò)搜集、整理后就可以進(jìn)行整體的需求分析，從而在此基礎(chǔ)上形成一份初步的書(shū)面需求評(píng)估報(bào)告。
將其再次或多次與各干系人群體進(jìn)行溝通、討論、協(xié)商并修改完善后，將形成一份能最大限度滿足各方干系人期望的最終的需求評(píng)估報(bào)告。
此報(bào)告應(yīng)該獲得企業(yè)高層的批準(zhǔn)。被批準(zhǔn)的需求評(píng)估報(bào)告將成為培訓(xùn)規(guī)劃的基準(zhǔn)，也將是企業(yè)對(duì)于培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行績(jī)效評(píng)估的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。
4．培訓(xùn)需求的知識(shí)管理
培訓(xùn)需求的知識(shí)管理有助于積累工作成果與經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)和加強(qiáng)培訓(xùn)需求的管理。
（1）需求分析評(píng)估報(bào)告的版本管理：由于達(dá)成培訓(xùn)需求共識(shí)是一個(gè)反復(fù)的過(guò)程，在此過(guò)程中可能會(huì)形成眾多的版本。為了便于區(qū)分不同的版本與實(shí)施有效的管理，對(duì)評(píng)估報(bào)告進(jìn)行統(tǒng)一的版本管理是很有必要的。這也有利于企業(yè)在今后回顧或參考其內(nèi)容時(shí)，能夠準(zhǔn)確找到所需的資料。
（2）需求分析評(píng)估報(bào)告的歸檔：將培訓(xùn)分析評(píng)估報(bào)告整理歸檔，并統(tǒng)一留存，以便未來(lái)查詢。
（3）需求調(diào)查工具的完善與版本管理：隨著企業(yè)培訓(xùn)需求管理工作的不斷深入，各種需求調(diào)查工具（調(diào)查表、調(diào)查問(wèn)卷等）都會(huì)在實(shí)踐中獲得逐步的修改和完善，版本管理不但有助于對(duì)調(diào)查工具的有效運(yùn)用，而且能夠幫助企業(yè)記錄下這些工具的完善過(guò)程，追溯企業(yè)培訓(xùn)需求管理的發(fā)展，為未來(lái)的工作提供借鑒。
二、培訓(xùn)需求具體分析過(guò)程3個(gè)階段
1．查找差距階段
查找差距可以從兩個(gè)方面入手：
一方面，發(fā)揮部門(mén)經(jīng)理的作用，從部門(mén)經(jīng)理獲取信息是一條重要的途徑（如果企業(yè)的規(guī)模比較大，管理層次比較多，還可以發(fā)揮直線管理者的作用。部門(mén)經(jīng)理本人的培訓(xùn)調(diào)查當(dāng)然可以從他的主管領(lǐng)導(dǎo)了解情況）。
由于部門(mén)經(jīng)理熟悉工作崗位任職資格要求，以及企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)要求，對(duì)下屬的情況也熟悉，最了解下屬工作績(jī)效的問(wèn)題在哪里，所以只要提供一定的工具，就能幫助他們或通過(guò)他們獲取存在差距的信息，由此辨別在哪些領(lǐng)域存在績(jī)效問(wèn)題。
另一方面，從員工那里直接獲取信息也是一個(gè)重要途徑。
由于員工對(duì)自己工作中存在的問(wèn)題、障礙有著切身的感受，員工有自己的個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，通過(guò)他們了解情況也能獲取一定的重要信息。
當(dāng)然，員工不一定完全清楚自己不懂什么或在工作上缺少什么，以及需要什么樣的培訓(xùn)，也有可能提出與組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)不相符、不正當(dāng)?shù)摹⒉缓侠淼呐嘤?xùn)需求，這些需求需要由部門(mén)經(jīng)理給以確認(rèn)、補(bǔ)充與修正，才能保證信息的準(zhǔn)確與完整。
在這一階段里，人力資源部就培訓(xùn)需求做好兩個(gè)方面的溝通工作，既包括人力資源部與各部門(mén)經(jīng)理之間的溝通，也包括部門(mén)經(jīng)理與員工之間的溝通。需要注意的是，并不是所有的培訓(xùn)需求都合理，個(gè)體的培訓(xùn)要求與組織的培訓(xùn)目標(biāo)可能不一致，甚至存在沖突，人力資源部應(yīng)進(jìn)行初步整合，去掉那些明顯不合理、不正當(dāng)?shù)膫�(gè)體培訓(xùn)需求，為集中精力做好下階段的分析作好準(zhǔn)備。
在下一階段開(kāi)始之前，千萬(wàn)不要害怕花時(shí)間去收集信息、理解信息，有時(shí)還可以根據(jù)收集的信息，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察或?qū)τ嘘P(guān)人員訪談進(jìn)一步發(fā)掘信息。在這一階段，我們一般計(jì)劃時(shí)間為4至5天來(lái)查找差距。
2．分析差距原因、確立合理需求階段
發(fā)現(xiàn)了差距的存在，并不等于完成了培訓(xùn)需求分析，還必須尋找差距的原因，因?yàn)椴皇撬�有的差距都可以通過(guò)培訓(xùn)的方式去消除。有的差距屬于環(huán)境、政策或激勵(lì)制度的原因，有的則屬于員工個(gè)人難以克服的個(gè)性特征原因，只有在員工不是因?yàn)殡y以克服的個(gè)性特征原因而存在知識(shí)、技能和態(tài)度等方面能力不足的情況時(shí)，培訓(xùn)才是必要的。
因此在獲取必要的差距信息后，需要深入思考、反復(fù)斟酌，對(duì)產(chǎn)生差距的真實(shí)原因做出判斷，才能決定是否采用培訓(xùn)方案。查找差距原因的方法可以采用問(wèn)題原因歸類法。
3．確定解決方案階段
找出了差距原因，就能判斷應(yīng)該采用培訓(xùn)方法還是非培訓(xùn)方法去消除差距，自然就容易得出解決問(wèn)題的方案。
即使確定了差距是由于員工能力不足的原因引起，也需要考慮員工是否具備學(xué)習(xí)的條件。一個(gè)員工的學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)不強(qiáng)烈，認(rèn)為培訓(xùn)課程對(duì)自己的職業(yè)并不重要，他就不會(huì)積極努力地去學(xué)習(xí)。同時(shí)，受訓(xùn)員工家庭有小孩或病人需要照顧、個(gè)人的文化水平比較低等困難時(shí)，培訓(xùn)的效果也會(huì)打折扣。培訓(xùn)不是解決所有差距的萬(wàn)金油，需要認(rèn)真考慮可能導(dǎo)致無(wú)效或減低效率的各種因素。
如果員工具備完成工作的知識(shí)與技能，只是由于工作條件、溝通、激勵(lì)等問(wèn)題妨礙企業(yè)績(jī)效的提高，那么培訓(xùn)就不是解決問(wèn)題的最好方案，那是需要用加強(qiáng)管理的方法去解決，當(dāng)然如果是要改進(jìn)管理加強(qiáng)溝通時(shí)，這就產(chǎn)生了新的培訓(xùn)需求，需要進(jìn)一步分析。
為了更好地制訂培訓(xùn)規(guī)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，在這階段的最后，還需要對(duì)培訓(xùn)需求項(xiàng)目進(jìn)行大致的排序，一般根據(jù)需求的重要性和緊迫性兩個(gè)角度去判斷，對(duì)重要性和緊迫性都比較高的，在培訓(xùn)資源分配上重點(diǎn)關(guān)注，優(yōu)先考慮，排在首位，對(duì)重要性和緊迫性不是很高的，排在后位。同時(shí)還可以對(duì)培訓(xùn)需求項(xiàng)目進(jìn)行分類，提高公司培訓(xùn)資源的利用率。
有效的培訓(xùn)需求分析，不僅提供了培訓(xùn)設(shè)計(jì)和培訓(xùn)規(guī)劃提供了依據(jù)，還可發(fā)現(xiàn)公司在管理中存在的問(wèn)題和差距，有利于提高公司的管理水平。培訓(xùn)需求分析是一項(xiàng)技術(shù)性和技巧性很強(qiáng)的工作，需要不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。