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讓背景調查為招聘工作把好關
知識庫 > 招聘管理 > 招聘渠道 > 正文 883 2012-04-07 16:23:56

案例一:張某曾經(jīng)工作于某外資食品巨頭企業(yè),聲稱自己是中國區(qū)營銷負責人,精通食品營銷體系構建。在被聘為國內某知名企業(yè)高管后,公司發(fā)現(xiàn)其崗位勝任能力欠缺,不但沒有將此企業(yè)食品營銷工作做好,反而導致企業(yè)...

案例一:張某曾經(jīng)工作于某外資食品巨頭企業(yè),聲稱自己是中國區(qū)營銷負責人,精通食品營銷體系構建。在被聘為國內某知名企業(yè)高管后,公司發(fā)現(xiàn)其崗位勝任能力欠缺,不但沒有將此企業(yè)食品營銷工作做好,反而導致企業(yè)出現(xiàn)巨額虧損。人力資源部門事后了解到張某在原公司的職務和任職時間等與其應聘簡歷中所描述的情況均有很大差異。
案例二:王某是A公司的技術骨干,因為與公司管理層意見不合,未辦理離職手續(xù)就離開公司到了B公司上班。A公司以王某未與單位解除勞動關系及擅自離職給公司造成經(jīng)濟損失為由,將王某及B公司訴訟至法院,要求王某和B公司賠償A公司經(jīng)濟損失100萬元。法院最后以B公司錄用尚與A公司存在勞動關系的王某并造成A公司經(jīng)濟損失為由判決B公司承擔了部分賠償責任。

類似案例在我們身邊經(jīng)常會發(fā)生,由于企業(yè)缺乏對新聘人員真實背景的了解,給企業(yè)造成了不可預見的損失如果我們在招聘過程中增加背景調查環(huán)節(jié),或許可以避免類似的事情重復發(fā)生。

背景調查是招聘單位通過對求職者以往的教育狀況、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、職業(yè)操守等進行核實的行為,是一種能夠直接證明求職者相關信息的有效方法。通過背景調查,用人單位可以考量求職者過去的工作表現(xiàn)、職業(yè)經(jīng)歷的真實性和職業(yè)道德的好壞,有效地把一些編造簡歷、缺乏誠信的求職者拒之門外,從而提高聘用成功率,降低用人風險。

在歐美企業(yè),背景調查早已成為人才甄選的手段,在企業(yè)成功招聘中發(fā)揮著重要作用。近幾年,國內企業(yè)也逐漸關注通過背景調查來獲得求職者的信息,不少企業(yè)已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗并獲得了良好的效果。但是,對這項成熟的招聘技術還未引起重視的企業(yè)也不在少數(shù)。筆者結合自己的工作實際,對背景調查談一點拙見,權當拋磚引玉。

背景調查中易發(fā)現(xiàn)的問題

筆者對幾年來積累的背景調查數(shù)據(jù)進行粗略統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn),那些被淘汰的求職者的背景調查結果主要存在以下問題

一是工作時間不準確。求職者往往會把在一個公司的工作經(jīng)歷只有兩個月說成兩年、一年多說成幾年,還會把長時間失業(yè)延續(xù)到其之前的工作時間中,更有甚者會把從來沒有的工作經(jīng)歷編造為自己的職業(yè)經(jīng)歷。

二是工作職務亂升級。求職者可能會在簡歷中提高自己在原單位的工作職務,或者把不是自己負責的工作也說成是自己負責的工作。比如把區(qū)域主管的職位描述成區(qū)域經(jīng)理,把專員、主管的崗位寫成部門經(jīng)理等。

三是工作業(yè)績多浮夸。求職者往往夸大自己取得的成績和業(yè)績排名,或者把同事和團隊取得的成績攬到自己身上。比如本來只是一個項目中的小角色,說成自己是項目負責人帶領團隊完成任務。

四是職業(yè)操守有問題。比如故意隱瞞在原單位的違紀違法、損公肥私行為;還在職的說成已經(jīng)離職,已經(jīng)離職的說成還在職;離職時不進行正常工作交接等。

以上這些情況在背景調查時都比較容易獲得真實信息,求職者原單位一般不會隱瞞,會直接或含蓄地告訴實情。很多HR同行把不做背景調查的原因歸結于原單位不配合或者對求職者的評價不準確,不可否認這種現(xiàn)象的確存在。但是如果我們把遇到的困難和獲得的信息相比,筆者認為在背景調查上投入的精力和成本還是非常值得的。

背景調查的主要方式

一是電話尋訪。招聘單位通過對求職者原工作單位的相關人員進行電話尋訪,了解其在原單位的工作時間、工作崗位、工作表現(xiàn)和離職原因等。電話尋訪的重點是要找對人,問對話,在極其有限的時間內了解求職者一些重要信息,從而為錄用與否提供參考。電話尋訪的優(yōu)點是快捷、便利,可以在很短的時間內掌握求職者的基本情況;缺點是受時間限制,獲得的信息量較小。

二是問卷調查。把設計好的背景調查問卷通過郵箱或傳真發(fā)送給求職者原工作單位的相關人員,請其在一定時間內給予回復。問卷調查發(fā)出后要及時進行電話跟蹤,確認問卷是否收到,并確認問卷的反饋時間。問卷調查的優(yōu)點是信息全面,準確度高;缺點是耗費的時間較長。有的證明人擔心引起不必要的糾紛,不愿意以書面形式對求職者進行評價,導致問卷得不到回復。還有的證明人是只對調查表中的部分信息給予反饋。

三是熟人了解。通過和求職者有關聯(lián)的人(同事、朋友、同學、客戶等)來了解求職者的相關情況。這種方式的優(yōu)點是可靠性高,缺點是信息不全面,主觀成分偏多。但可作為前兩種方式的補充,一般不作為背景調查的正式方式。

四是網(wǎng)絡調查,F(xiàn)在越來越多的招聘官會通過博客、微博、QQ空間及人人網(wǎng)等社交網(wǎng)站來了解求職者的相關信息,為錄用決定做參考。這些信息或者是在媒體上公開發(fā)表的和求職者相關的采訪、談話、文章等內容;或者是求職者本人的網(wǎng)絡空間,不存在窺探個人隱私問題。但是適用人群比較受限,因為不是每個人都會有網(wǎng)絡記錄,另外真實性也有待評估。

背景調查的注意事項

一是征得求職者的同意。無論采取何種調查方式,事先都要征得求職者的同意,并做好背景調查結果的保密工作。招聘單位可以在《應聘人員登記表》中加上此項,或者在面試時詢問求職者是否允許做背景調查,最好是獲得書面同意。不同意做背景調查者,一般建議淘汰為好。對于仍然在職的求職者的背景調查可以采取特殊的處理方式,向目前工作單位的前一家單位調查。目前工作單位的情況可以在聘用后的試用期內補做,一旦發(fā)現(xiàn)問題,用人單位可以在試用期內停止解聘,最大程度減少將來可能造成的損失。或者可以這個單位已經(jīng)離職的員工了解。

背景調查內容難免會涉及到求職者的個人隱私,出于對求職者的尊重和招聘人員職業(yè)道德的要求,無論調查結果如何,招聘方都要對調查結果嚴格保密,并把調查信息控制在盡可能小的范圍之內。

二是減少主觀因素的影響。由于背景調查獲得的信息來源不同,信息內容就會有所差異,既有客觀情況,也會有證明人的主觀因素,所以要對調查獲得的信息加以識別。有的證明人為防止手下的業(yè)務骨干被挖走,會故意低調評價被調查人的能力,以打消競爭對手的挖人意圖;也有的證明人可能與被調查人關系比較好,而夸大其能力或隱瞞一些重要的真實情況。比如筆者在一次省級經(jīng)理的招聘中,因候選人與原單位直屬上級彼此心照不宣,在做背景調查時,其直屬上級反映的情況避重就輕,而這些在當時并不知曉,所以背景調查過了關,但為以后的工作帶來較大的被動。所以,為了避免主觀因素的影響,背景調查可以從多維度進行,比如向其原工作單位人力資源部門、求職者上級主管、同事和客戶等進行調查。如果有負面反饋,要了解那些問題與現(xiàn)在招聘職位的關聯(lián)度,也可以征求對方證明人的意見,然后調查該求職者所有的工作經(jīng)歷,再酌情與求職者核實。
另外在招聘過程中,我們也發(fā)現(xiàn)求職者在填《應聘人員登記表》中背景調查證明人這項時,明明要求提供原單位人力資源負責人和上級主管,但往往會避實就虛地填上與其關系較好者,有的甚至填上自己的親屬或朋友。因此在做背景調查時,如果發(fā)現(xiàn)求職者未按指定對象填寫證明人,可能已經(jīng)存在問題。從大量的實際案例來看,向求職者提供的證明人做調查時,基本發(fā)現(xiàn)不了可能存在的問題,稍不留神還會陷入求職者早已設計好的陷阱中去。說到陷阱,豐富背景調查的源頭,多途徑、多人次進行調查,最后進行信息歸納匯總,可以有效避免背景調查陷阱和失真情況發(fā)生。正所謂工夫不負有心人,真的假不了,假的也真不了,你有變身術,我有火眼金睛。

三是避免調查走形式。一些單位認識到了背景調查的重要性,在招聘新員工時實行“凡進必調”,并以制度或程序規(guī)定下來。但是在具體操作時,由于受個人認識、專業(yè)水平等因素影響,難免會出現(xiàn)不認真、走形式的情況,使背景調查的結果大打折扣,從而也失去背景調查的真正意義。對此,招聘單位應該設計出內容、結構比較完善的《背景調查表》,防止操作人員偷工減料。并且嚴格檢查背景調查的結果,不斷規(guī)范與完善相關流程,避免因“思想不重視、執(zhí)行不到位”讓企業(yè)浪費不必要的精力與成本。

四是背景調查內容應簡明、實用。在設計調查問卷時,所列問題要簡明扼要、抓住重點,不必面面俱到。如果想進一步細化,也可以根據(jù)招聘職位和求職者的不同,設計出更有針對性的問題,從而獲取在面試中無法驗證的一些信息。同時要從方便證明人填寫的角度去設計問題和表格,對于一些不填也可,填了更好的“錦上添花”類問題,也可以通過設計必填項和選填項的方式來處理,這樣既可保證關鍵信息的獲得,節(jié)省證明人的時間,也可能會得到意外的收獲。

背景調查可能遇到的阻力

無論企業(yè)大小,都面臨著人員招聘的壓力,招聘之難已經(jīng)成為人力資源同行的共識。同樣,在發(fā)現(xiàn)求職者背景調查有問題時難免會碰到一些阻力。

一是用人部門不理解。因為人手緊缺,用人部門發(fā)現(xiàn)一個能力和崗位比較匹配的人選時,往往會重能力輕品質,重感覺輕實際。當背景調查發(fā)現(xiàn)求職者有問題時,會給人力資源部門施加一定的壓力,找各種理由要求聘用。對此人力資源部門要頂住壓力,將背景調查不合格的求職者拒之門外。從概率上來說,通過各項招聘程序的合格求職者聘用后會有一小部分不稱職;在招聘環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)不合格的求職者聘用后大部分不稱職。這也非常符合常用的面試技術理論:從求職者過往的行為中可以發(fā)現(xiàn)一定的行為規(guī)律,這種規(guī)律在其未來的行為方式中仍然起決定作用,通過行為規(guī)律分析可以看出其個人品德、性格和職業(yè)習慣。

同時,對用人部門看好,背景調查時發(fā)現(xiàn)問題而不予以聘用者,要向用人部門做好解釋工作,注意溝通方式和方法,并且盡可能的讓調查內容充分些,用事實說話。如果讓用人部門覺得是人力資源部門故意控制編制,或者人力資源部門選人有問題,人為地引發(fā)了部門間的矛盾,那就有點得不償失了。

二是人力資源部門不作為。一些招聘經(jīng)驗比較豐富的面試官,往往過分迷戀自己的直覺,認為個別比較喜歡的求職者不會有什么問題,從而放棄了應有的背景調查,造成人員聘用失誤。因此,在任何情況下,都將背景調查作為必備的招聘程序顯得非常重要。另外,在對求職者做完背景調查后,即使在背景調查中發(fā)現(xiàn)問題,面對用人部門對招聘人員時間上的要求和壓力,也可能有意降低用人標準,將其錄用。對此可以將新員工錄用成功率或試用期通過率作為HR績效考核指標之一,并且不斷提升人力資源部門人員職業(yè)素養(yǎng)才是根本。

三是證明人不配合。背景調查離不開求職者原工作單位相關人員的配合,但是由于證明人嫌麻煩、不想得罪求職者,甚至怕承擔被指控風險等原因,有的證明人不愿意接受招聘單位的背景調查,致使此項工作無法進行下去。面對這種情況,需要招聘單位背景調查人員把握溝通藝術,了解證明人顧慮的原因并給予真誠的解釋,打消其顧慮并獲得配合。如果碰到堅決不配合的,只能改變調查對象,豐富調查渠道了。

當然,作為配合背景調查證明人應該想到自己也是招聘單位,同樣需要其他單位在此方面的配合,幫助他人其實也是在幫助自己。換個角度看,因為有了背景調查,無論是在職員工還是離職員工都會珍惜自己的職業(yè)聲譽,規(guī)范自己的職業(yè)行為,間接上也有利于單位的員工管理工作。

筆者堅信:在當前人才市場不夠規(guī)范,員工職業(yè)化有待提高的情況下,背景調查作為招聘工作的一個重要環(huán)節(jié),無論怎么重視都不為過。就像社會有法律、道德規(guī)范一樣,當所有用人單位都對求職者做背景調查時,如同在全社會織就了一張嚴密的職業(yè)道德過濾網(wǎng),無形之中會對個別無視職業(yè)道德的職場人士起到巨大的震懾效果,從而對規(guī)范職場環(huán)境,提高職業(yè)道德水準以及提升個人誠信必將起到難以估量的作用。

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