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如何消除組織中的非增值活動(dòng)？

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2023-10-30 16:05:11

研究生院的第一年，我有幸在一家財(cái)富50強(qiáng)公司找到了實(shí)習(xí)機(jī)會。這是一次很棒的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，為我的職業(yè)生涯做好了準(zhǔn)備。我實(shí)習(xí)期間最突出的事件之一是與一位高級管理人員的互動(dòng)，他被公開認(rèn)為是下一個(gè)首席執(zhí)行官職位...

第二天早上，當(dāng)我的老板和同事把我叫到一個(gè)計(jì)劃外的會議中，回應(yīng)高管在會議結(jié)束時(shí)發(fā)表的評論時(shí)，我感到很驚訝。在接下來的幾周里，我們?nèi)齻€(gè)人花了大量時(shí)間構(gòu)建演示文稿并思考實(shí)施選項(xiàng)以增加價(jià)值，并在下次與高管會面時(shí)直接回應(yīng)這些不經(jīng)意的評論。事實(shí)證明，這個(gè)話題再也沒有出現(xiàn)過，我們的工作也從未被展示或利用過。

“以防萬一”現(xiàn)象更常發(fā)生在領(lǐng)導(dǎo)者希望他們的直接下屬能夠回答給定會議或演示中可能出現(xiàn)的所有問題的組織中，但它并不僅限于這些環(huán)境。在我30多年來合作過的幾乎每個(gè)組織中，用心良苦（有時(shí)非常雄心勃勃）的員工都會投入大量時(shí)間，以便做好準(zhǔn)備，“以防萬一”出現(xiàn)主題或問題。

做好準(zhǔn)備和積極主動(dòng)是好事。在安全和風(fēng)險(xiǎn)管理領(lǐng)域，通過“以防萬一”的場景和制定“以防萬一”的政策/流程至關(guān)重要。然而，在許多組織中，它走向極端，成本非常高。它導(dǎo)致員工花費(fèi)大量時(shí)間猜測主管想要什么，創(chuàng)建假設(shè)的答案，并準(zhǔn)備備份信息，以便領(lǐng)導(dǎo)者可以做好準(zhǔn)備并控制他們的組織。

領(lǐng)導(dǎo)者可以做些什么來避免非增值活動(dòng)，并確保不必要的時(shí)間和精力不會浪費(fèi)在他們的組織中：

1、通過清楚地預(yù)先指出這些類型的問題，使人們無法回答不是該主題中心的問題或好奇心。故意說“我不希望你現(xiàn)在知道這個(gè)問題的答案，但如果你能調(diào)查一下并讓我知道，我將不勝感激”，可以在將來節(jié)省數(shù)小時(shí)的非增值時(shí)間。

2、小心不要獎(jiǎng)勵(lì)或贊美人們了解一切細(xì)節(jié)。

3、衡量結(jié)果，而不是活動(dòng)。通過人們所做的工作量而不是他們?nèi)〉玫某晒馁|(zhì)量來獎(jiǎng)勵(lì)或認(rèn)可他們，鼓勵(lì)員工找到可以獎(jiǎng)勵(lì)的“以防萬一”的工作。

<section helvetica="" neue",="" "pingfang="" sc",="" "hiragino="" sans="" gb",="" "microsoft="" yahei="" ui",="" yahei",="" arial,="" sans-serif;="" letter-spacing:="" 0.544px;="" line-height:="" 1.5em;="" box-sizing:="" border-box="" !important;="" overflow-wrap:="" break-word="" !important;"=""> 在我們的工作中，我們經(jīng)常被要求幫助公司識別非增值工作。假設(shè)大多數(shù)非增值工作是流程中不需要的步驟，或者可能是過時(shí)的過程或產(chǎn)出。我認(rèn)為，最常見的非增值活動(dòng)類型是在許多組織中普遍存在的“以防萬一”的工作。

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