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有效的流程設(shè)計
知識庫 > 組織管理 > 正文 879 2012-04-03 15:06:59

日本企業(yè)人力資源管理聚焦于流程日本企業(yè)人力資源管理工作有一個非常顯著的特征,就是不做績效考核,但是你千萬別以為日本企業(yè)人力資源管理就很落后。因為他們雖然沒有做績效考核,但是卻一直并且全員參與式的在...

日本企業(yè)人力資源管理聚焦于流程

日本企業(yè)人力資源管理工作有一個非常顯著的特征,就是不做績效考核,但是你千萬別以為日本企業(yè)人力資源管理就很落后。因為他們雖然沒有做績效考核,但是卻一直并且全員參與式的在做持續(xù)的績效改善。很多時候中國企業(yè)都是在為了績效考核而在考核,或者說是為了獎金分配在做績效考核,卻惟獨忽視了績效考核的真正目的是是持續(xù)的實現(xiàn)績效改善。

績效考核只是實現(xiàn)績效持續(xù)改善的一種工具,在日本因為終身雇傭制的緣故。他們很少借助績效考核這一管理工具,而是通過持續(xù)的流程改善來尋找正確的方法去完成正確的事情,從而實現(xiàn)持續(xù)的績效改善。

從績效考核到績效改善是有一個過程的,凡是推行績效考核的企業(yè)都會在考核后發(fā)現(xiàn)很多問題,然后尋找正確的方法來解決這些問題,必要時設(shè)計正確的流程去規(guī)范這些問題,最后才實現(xiàn)績效改善。

日本人的效率就體現(xiàn)在這里了,他們通過一些精益工具讓問題無處藏身,最典型的方式就是全員參與的安燈系統(tǒng)、出現(xiàn)問題后的“三現(xiàn)主義”——立即趕到現(xiàn)場、親自接觸現(xiàn)物、親自掌握現(xiàn)實等來發(fā)現(xiàn)問題。

然后發(fā)揮團隊協(xié)作的優(yōu)勢來分析、提出解決問題的方法,并將之規(guī)范為流程來杜絕同樣的問題重復(fù)出現(xiàn)。

所以在日本企業(yè)里面,他們把管理的核心前移,重點放在流程的持續(xù)改善上,通過不斷執(zhí)行與反饋流程中的問題,然后加以持續(xù)改善,最后實現(xiàn)用正確的流程做正確的事情,最后實現(xiàn)企業(yè)績效的持續(xù)改善。

一個中國企業(yè)老板對流程的錯誤看法

一天,某個企業(yè)的老板問我:請問企業(yè)的制度與流程如何才能落地?

答曰:搞清作流程的因果關(guān)系即可

該君又問:因果關(guān)系如何理解?

答曰:做流程是為了解決某些問題,為了解決這個問題,你要了解問題產(chǎn)生的原因和帶來的結(jié)果,通過制度與流程規(guī)范原因,避免那些不良的結(jié)果。

該君質(zhì)疑:這誰都知道,問題是很多流程設(shè)計好了都無法執(zhí)行。

答曰:流程做出來還要培訓(xùn)和考試,你能做到嗎?

該君答曰:培訓(xùn)沒有問題,考試不是很必要。

我又問道:流程做出來后,要用大棒進行負激勵,你敢嗎?

該君又說:流程好像不太合理,能不能先試行再實施違規(guī)操作的負激勵?

流程是什么,流程就是流經(jīng)企業(yè)各項經(jīng)營領(lǐng)域的關(guān)鍵工作事項的順序,不僅要識別出關(guān)鍵的活動,還要按照并列、遞進、因果、包含等關(guān)系把這些關(guān)鍵工作事項就行正確的排序,因為企業(yè)所處的內(nèi)外部環(huán)境都會變化,所以對應(yīng)的各項經(jīng)營活動的關(guān)鍵工作事項及作業(yè)順序也會發(fā)生變化,所以流程是需要在實際運行中進行持續(xù)的改善。所以這位中國企業(yè)的老板對流程的看法并不正確。

企業(yè)生命周期中流程的作用

由上述定義就可知正確的流程設(shè)計與執(zhí)行就是很重要的了,管理是一門實踐,需要先執(zhí)行才能再改善。企業(yè)經(jīng)營管理的各項活動過程中的很多工作或者問題都必須要靠規(guī)范的流程去指導(dǎo)、約束員工行為,并且對違規(guī)行為進行負激勵強化,以避免重大問題或者同樣的問題反復(fù)出現(xiàn),從而給企業(yè)帶來不良的后果。換句話說,管理不可能找到包治百病的靈丹妙藥,只能一個問題一個問題的不斷的解決,一個流程一個流程的不斷的持續(xù)改善。

在企業(yè)的四個生命周期里也有這樣一個理論:

創(chuàng)業(yè)期明晰高層產(chǎn)權(quán),注重基層成長;成長期關(guān)注制度與流程建設(shè)、股權(quán)改制,提升中層能力;成熟期再造流程與制度,防范大企業(yè);衰退期善用高級人才變局,靠文化穩(wěn)定軍心。

成長期為何要關(guān)注制度與流程建設(shè)、股權(quán)改制,提升中層能力呢?首先看看成長期要做的正確事情有哪些?

對于單純的OEM企業(yè)((原始設(shè)備制造商,Original Equipment Manufacturing),俗稱貼牌、代工生產(chǎn),如果要進一步做大,必須快速提高產(chǎn)能,并且進一步生產(chǎn)更高品質(zhì)產(chǎn)品,如此需要解決生產(chǎn)現(xiàn)場很多浪費的問題,解決浪費,就必須依靠制度,包括手冊、程序文件、具體的崗位作業(yè)指導(dǎo)書以及具體的工作流程去規(guī)范,所以需要管理者提升能力,從系統(tǒng)以及細節(jié)處去規(guī)范工作行為,避免浪費,股權(quán)改制我們可以理解為規(guī)范公司治理結(jié)構(gòu),引入董事會、監(jiān)事會等諸多高級管理人才來避免一個人做決策時可能會出現(xiàn)的重大失誤;同樣的ODM(原始設(shè)計制造商,Original Design Manufacturing)的企業(yè)以及OBM(原始品牌制造商,Original Brand Manufacturing)的企業(yè)在成長期,分別需要在研發(fā)、營銷方面去提高效率、效益,如營銷方面就需要進一步擴大市場占有率,這個時候渠道建設(shè)、經(jīng)銷商運營效率的提升都是需要做到管理的精細化,所以無論是ODM還是OBM,同樣的需要中層能力的提升以及制度與流程的建設(shè)去規(guī)避重復(fù)的問題反復(fù)出現(xiàn),股權(quán)改制防止出現(xiàn)一個人決策時出現(xiàn)的重大失誤。

那么,如何正確的設(shè)計流程?

流程設(shè)計時,我們首先要看相關(guān)的工作任務(wù)需不需要用流程規(guī)范,例行性的工作我們盡量用流程規(guī)范,突發(fā)性的重大事情,我們可以采用一套臨時的方案實施項目管理來完成。

有一年,我們?yōu)榱藫屨冀K端渠道的覆蓋率,我們要求所有的地級縣都必須有2-3家分銷商、并且做到一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)必須有對應(yīng)一家銷售門店。我們只所以這樣做,是因為我們公司的產(chǎn)品在每一個中心城市都已經(jīng)百分之百的建立了專賣店。正當我們準備放棄對中心城區(qū)的專賣店覆蓋率進行考核時,有管理者提出:有些中心城區(qū)的專賣店因為經(jīng)營不善而被迫關(guān)閉了,之后在這個城區(qū)又沒有再開,對此我們是不是要出具一個管理流程,來要求大家重新去開呢。

于是我們又開始七嘴八舌地討論如何規(guī)范中心城區(qū)專賣店管理的流程以及為落實該流程的獎懲措施?赏蝗讳N售總監(jiān)提出:這樣的情況全國各大城市也就那么2-3家,有必要出這樣一個流程來宣貫和培訓(xùn)嘛?倒不如,我們針對那幾家關(guān)閉的城市臨時抽檢一下就完了。

于是大家一致同意,紛紛表決特殊案例可以特殊處理,無需專門去寫一個流程。

其次,流程設(shè)計時需要從縱向?qū)徱暶恳粋工作事項,以方便我們從源頭改善工作方式,從而保證工作流下端后的輸出越來越順暢,越來越簡便。

舉例:有一次,幫助集團下屬新成立的子公司設(shè)計營銷人力資源管理制度?紤]到公司剛剛成立但擴張很快,于是我?guī)椭麄冊O(shè)計了一個大家都能推薦人選的招聘流程,具體內(nèi)容如下:

區(qū)域經(jīng)理或其他部門負責人組織《職位招聘申請表》的填寫與申報(見附件2)→人力資源部經(jīng)理或他人推薦簡歷→區(qū)域經(jīng)理或其他部門負責人按照公司《面試程序管理辦法》面試→面試官填寫《面試評價表》(見附件3)→人力資源部背調(diào)、證件稽核以及核定薪資→人力資源部發(fā)放錄用與報道通知。

等到設(shè)計轉(zhuǎn)正流程的時候,在確認轉(zhuǎn)正工資時犯難了,這項工作到底該誰來確認呢,是用人部門,還是人力資源部,碰到高級職位是不是要簽到老板,如此轉(zhuǎn)正簽核的時間會托的很長,到底怎么辦?

正當有點心煩時,突然掃了一眼招聘流程,于是靈光一閃:我為什么不在填寫《職位招聘申請表》的時候就讓相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)在審核空缺職位編制與數(shù)量的同時確認該職位的薪酬預(yù)算,這樣既能指導(dǎo)大家面試時的薪資談判工作,同時如果轉(zhuǎn)正通過就直接填上面試時確認的薪酬,如此既解決了流程設(shè)計時的苦惱,又提高了實際人事管理的工作效率,于是招聘流程與轉(zhuǎn)正流程就分別變成了以下內(nèi)容:

招聘:區(qū)域經(jīng)理或其他部門負責人組織《職位招聘申請表》的填寫與申報(見附件2,明確與審批職位試用期與轉(zhuǎn)正后的薪資預(yù)算)→人力資源部經(jīng)理或他人推薦簡歷→區(qū)域經(jīng)理或其他部門負責人按照公司《面試程序管理辦法》面試→面試官填寫《面試評價表》(見附件3,按薪資預(yù)算進行談判定薪)→人力資源部背調(diào)、證件稽核以及核定薪資→人力資源部發(fā)放錄用與報道通知。

轉(zhuǎn)正:人力資源部統(tǒng)計與傳遞下月轉(zhuǎn)正明細與《新員工轉(zhuǎn)正申請表》(附件4)→用人部門負責人決定轉(zhuǎn)正人以及組織轉(zhuǎn)正員工填寫《新員工轉(zhuǎn)正申請表》→人力資源部準備評估資料并組織開展轉(zhuǎn)正評估→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批《新員工轉(zhuǎn)正申請表》(轉(zhuǎn)正之日以領(lǐng)導(dǎo)簽字時間為準)→公布轉(zhuǎn)正名單(明確轉(zhuǎn)正時間點和轉(zhuǎn)正后的薪資以及發(fā)放時間)→分配工作區(qū)域/指定相關(guān)客戶/制訂各項營銷任務(wù)目標數(shù)量/調(diào)整相關(guān)人員營銷任務(wù)目標數(shù)量→逐級審批→人力資源部/市場部/訂單中心備案。

再次,流程設(shè)計時我們更需要橫向的審視各流程或者每個流程之間工作事項的關(guān)系,盡可能找到因果、包含關(guān)系,并抓住“因”(或“果”)性流程、“包含”流程,去掉“果”(或“因”性流程、“被包含”流程)。

舉例,集團某事業(yè)部營銷老總確定了明年的營銷政策與規(guī)劃是規(guī)范渠道價格、提升網(wǎng)點覆蓋率、大肆進行線上戶外廣告宣傳。于是,我們對營銷代表、銷售主任、區(qū)域經(jīng)理分別設(shè)置了市場操作違規(guī)次數(shù)、網(wǎng)點達標率、戶外廣告達標率三個KPI,為了監(jiān)督各級銷售人員在價格、網(wǎng)點開發(fā)、廣告宣傳上是不是按質(zhì)按量的遵照公司政策要求,我們在市場部還專職設(shè)置了市場督導(dǎo)的職位專門去各銷售辦事處抽檢大家上面三類工作的質(zhì)量,并且專門出臺了一套關(guān)于渠道價格、網(wǎng)點開發(fā)、戶外廣告稽核的作業(yè)流程用于指導(dǎo)市場督導(dǎo)們開展各項稽核工作。但考慮到銷售主任、區(qū)域經(jīng)理都帶了大批的銷售隊伍,同時還要兼職某個區(qū)域的營銷任務(wù),所以在會上我們允許銷售管理人員自查自糾自己團隊成員在價格、網(wǎng)點開發(fā)、廣告宣傳方面的違規(guī)與異常。為此,我們還需要出具一個銷售管理人員關(guān)于價格、網(wǎng)點開發(fā)、戶外廣告稽核的流程。

可仔細一想,發(fā)現(xiàn)這兩個流程居然有一定的重復(fù),事實上市場督導(dǎo)稽核流程就是按照銷售主任或者區(qū)域經(jīng)理審核以后的實際網(wǎng)點、實際廣告、實際上報的價格進行稽核,所以如果出現(xiàn)違規(guī)或者異常的事件,那么銷售干部所做的工作是“因”,督導(dǎo)稽核只是一個“果”罷了。為了監(jiān)控正確的“因”,我們只需要強調(diào)“果”就行了。

最后總結(jié)兩點:

第一點:當我們確認了要做的正確的事情時,那么設(shè)計正確的流程才能保證用正確的方法去做正確的事情,從而得到正確的結(jié)果。而在這個流程中,正確的流程是輸入環(huán)節(jié),如果輸入的是垃圾,那么輸出的也就是垃圾,所以流程設(shè)計非常的重要。

第二點:流程要持續(xù)改善那必須通過實踐檢驗,同時最重要的是團隊協(xié)作,群策群力,讓流程各個環(huán)節(jié)影響到的人都參與進來進行頭腦風暴才能實現(xiàn)不斷的持續(xù)改善,那些官僚文化、部門墻文化嚴重的企業(yè)是做不到這一點的,要做到持續(xù)的流程改善,我們必須構(gòu)建一種尊重、理解、信任、協(xié)作的企業(yè)文化,也就是以人為本的企業(yè)文化。

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