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作為優(yōu)秀的管理者 你怎么能開不好周例會呢?
知識庫 > 組織管理 > 正文 993 hr369 2016-03-07 10:19:33

有一家公司請我們講如何開好會,他們的老總深感到他們的會議開得不好,他相信管理咨詢公司一定知道如何開好會,所以讓我們給他的管理層講一講。

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管理其實是很簡單的事情,但做到真難。就拿開周例會來說,就是一件非常簡單又非常難做到的事情。有一家公司請我們講如何開好會,他們的老總深感到他們的會議開得不好,他相信管理咨詢公司一定知道如何開好會,所以讓我們給他的管理層講一講。
管理咨詢公司的管理不一定做得就非常好,還是因為,管理確實是一件非常簡單但又非常難做到的事情(重要的啰嗦了三遍)。但管理咨詢公司確實更容易知道如何做,因為他有更多專門的時間去研究。
一些企業(yè)里面周例會開得確實挺糟糕,怎么開的都有。有的是流水賬式,主持人宣布會議開始,每個人按照既定的順序,把自己想說的話一下,大家說完了,主持人說:“會議到此結(jié)束!”于是各自散去。有的是一言堂式,主持人說:“會議開始,請李總講話…… ”總經(jīng)理說了上周的工作,說了工作中的問題,對大家提出了工作要求,講完了。主持人說,請大家針對李總發(fā)言談自己想法。“沒有想法,好,希望大家認(rèn)真執(zhí)行,散會!”于是各自散去。有的是聊天式,并沒有固定之模式,想說什么的都有,到時間就結(jié)束,各自散去。
怎么開好周例會呢?
要知道如何開好會,其實記住一個英語單詞就夠了,PATIO,這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象,開會在庭院里開,就更容易記住。英文是。這個單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。
目的(Purpose)
議程(Agenda)
時間(Time)
信息(Information)
結(jié)果(Outcomes)
1、會議的目的(Purpose)。會議一定要有目的,而且這個目的應(yīng)該具體。有沒有想過,周例會的目的是什么?通過跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問題,改進(jìn),推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實現(xiàn)?傊,目的應(yīng)該非常明確,不是為了開會而開會,是為了達(dá)成目標(biāo)解決實際問題。
2、議程(Agenda)。會議都有一個議程,例會的議程相對固定,可以提高效率。可以來個三段論:(1)上周行動計劃目標(biāo)的完成情況;(2)過程中好的方面及存在的問題,需要改進(jìn)的地方;(3)新的行動計劃和目標(biāo)、責(zé)任人。
3、時間(Time)。時間相對也固定下來,周例會1個小時就可以了,超過1.5個小時的會議一定在浪費時間。如果覺得會議內(nèi)容太多,1個小時時間不夠,怎么辦?那就精減會議內(nèi)容,直到控制在1小時之內(nèi)。
4、信息(Information)。其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應(yīng)強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向性,聚焦在上周的行動計劃和目標(biāo)上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬,把日常工作都說了出來,這大大地浪費了時間。
5、結(jié)果(Outcomes)。會議要有結(jié)果,并不僅僅指記錄員寫的會議紀(jì)要,而是指會議上制定的行動計劃如何落實,目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)是什么?責(zé)任人是誰?資源保障是什么?總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問題,為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。
這五條原則,其中蘊含著PDCA的管理閉環(huán)過程,如果都做到了,就會使各項工作不斷得到改進(jìn)和提升。
知道如何開會,對許多規(guī)范管理的企業(yè)都不是什么事兒。但大部分企業(yè)做得并不好,存在大量因會開得不好浪費人力和時間的現(xiàn)象。
8個人的會議,本來1個小時就能解決問題的,結(jié)果延長到了2個小時,這就整整浪費了一個人一天的工作量。如果會議的內(nèi)容并沒有解決什么問題,或者會議的內(nèi)容沒有落實,浪費的就更多。
我們對某國有商業(yè)銀行某部門進(jìn)行工作量飽和度的測查,部門員工說,他們每周的周例會要開一上午的時間,他們要求按3小時核算工作量。
如果這個部門共有10個人,他們的周例會能夠控制在1個小時之內(nèi),僅這一項工作,就能節(jié)約出20個小時,相當(dāng)于節(jié)約出0.5個人手出來。而這個部門一直在向人力資源報怨人員編制緊張,需要增加人手。
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