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調(diào)侃辦公室管理

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圍一桌

2016-01-04 09:30:46

老桌曰：辦公室這個部門似乎是中國行政公務(wù)機關(guān)和國有企業(yè)的獨有的部門，說起辦公室，很多人會想起官僚、報紙和茶、古板原則等詞匯，現(xiàn)在很多企業(yè)特別是民營企業(yè)已經(jīng)不設(shè)這個部門，可能是覺得這個部門是官僚機制...

老桌曰：辦公室這個部門似乎是中國行政公務(wù)機關(guān)和國有企業(yè)的獨有的部門，說起辦公室，很多人會想起官僚、報紙和茶、古板原則等詞匯，現(xiàn)在很多企業(yè)特別是民營企業(yè)已經(jīng)不設(shè)這個部門，可能是覺得這個部門是官僚機制的產(chǎn)物吧。其實未必，當(dāng)你遇到一項工作沒人干，或者不知道找誰干的時候，你可能覺得辦公室這個部門真的有存在的必要性....

下面這篇文章告訴你，做好辦公室工作真的不太容易。

文|王自軍孔冰

一根針，千條線。

辦公室對上是“外腦”，對下是“橋梁”；對內(nèi)是“樞紐”，對外是“窗口”。其工作具有“從屬性、事務(wù)性、被動性、協(xié)調(diào)性、綜合性及時效性”等特點，并在企業(yè)內(nèi)發(fā)揮著“潤滑劑、傳感器、粘合劑、磨合器”的多樣功能和作用。工作特性注定辦公室絕對是一個問題“多發(fā)區(qū)”。故此對辦公室工作，內(nèi)部人形容“戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰”；而外部則戲謔“不好干、干不好、好不干、不干好”；更有領(lǐng)導(dǎo)感嘆“對辦公室工作，不批評就是表揚”。

“兩眼一睜、忙到熄燈”，是辦公室工作人員最真實的寫照。接待的、會議的、治安的、企管的大大小小接踵而至，都在干擾著思路、影響著情緒、消耗著精力。常常是“指揮一盆漿、工作一團麻、結(jié)果一片糟。”如何才能從“事務(wù)堆”、“問題簍”中跳出來，成了一個難以解開的“結(jié)”。

一葉落，知深秋。

辦公室工作紛繁復(fù)雜、枯燥無味、被動緊張，而要在被動中爭取主動、在無序中把握有序，則必須在沒有規(guī)律的工作中總結(jié)規(guī)律。

張瑞敏有句名言：看不出問題是最大的問題。“看出問題”要求我們既要看到問題本身，又要看到問題的誘因，還要看到問題引發(fā)的后果，明晰事物發(fā)展形勢和趨勢。對辦公室多發(fā)的“問題”，要舉一反三，看到與問題相關(guān)聯(lián)的事物；要追本溯源，找出問題的癥結(jié)和根源：外部出了問題，從內(nèi)部找起；工作出了問題，從自身找起，今天出了問題，從昨天找起；下游出了問題，從上游找起。

辦公室問題“多發(fā)”，主要是由于辦公室“事急”、“人忙”這兩個特性所決定的。辦公室因工作的事務(wù)性而繁雜，因繁雜而忙碌，因忙碌而盲目、莽撞；因工作的從屬性而被動，因被動而事急，因事急而讓人心急。人忙再加事急，肯定掛一漏萬、失誤不斷，問題百出。

由一點，防一面。

亡羊補牢，猶未為晚；未雨綢繆，防患于未然。

對于辦公室“問題”的多發(fā)性，要跳出具體“問題”，從“人忙”、“事急”這一源頭引來活水，才能水流渠清：

以“五制”立根固源。

一是工作輪換制。辦公室一方面設(shè)輪流值班，處理急事和雜事，忙閑有度，張弛有節(jié)；另一方面實施崗位輪換，崗位設(shè)正副值或AB崗位制，使每人都有多項技能，每項工作都有多人勝任。避免因人誤事，又避免因事忙人。

二是項目負責(zé)制。引入工程管理的“項目經(jīng)理制”，對于突發(fā)的、重大項目明確一人全面統(tǒng)籌，避免一事“多人管”或“無人管”現(xiàn)象。

三是工作預(yù)案制。所有重大活動，事前梳理，謀劃在前、安排在前，問題考慮在前，減少被動。

四是總結(jié)回饋制。事后總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，指導(dǎo)以后工作。

五是模版借鑒制。其實就是“拿來主義”。不同辦公室工作是相通的，用心模仿，可事半功倍；同一辦公室工作又多重復(fù)性，常常舊瓶裝新酒，形式不變、內(nèi)容在換。前者拿別人同類的，后者拿自己以前的。

“五制”之中，前兩者著眼于人，通過任務(wù)分解，來解決事情繁雜的問題；后三者著眼于事，是通過工作籌劃，來解決工作被動的問題。

以“五化”清源疏流。

一是簡約化。對于辦公室工作而言，簡約絕不是簡單。辦公室沒大事，但也絕沒有小事。常常一個細小的環(huán)節(jié)也會帶來重大后果。簡約是既要把簡單的做精細，多思多想、全面籌劃；又要把復(fù)雜的變簡單，細化成分項目子項目，皰丁解牛，一一化解。

二是標(biāo)準(zhǔn)化。辦公室所有的日常工作都要有標(biāo)準(zhǔn)、依標(biāo)準(zhǔn)；而對新事情、新事物則事前通過預(yù)案明確標(biāo)準(zhǔn)、事后通過回饋總結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。

三是程序化。辦公室上傳下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外。辦公室是一個單位的“樞紐”，但所有經(jīng)過這一“樞紐”的信息、事件、物品都是“炸彈”，如會議通知、信件傳遞等，決不能在自己手中給“炸”了。上游要為下游服務(wù)，下游要對上游提醒。

四是痕跡化。堅持“有痕跡管理、無痕跡服務(wù)”的理念，在解決問題過程中積累財富，以便日后借鑒。

五是公共化。日常工作要集思廣益，共謀劃；工作總結(jié)要同享資源、共受益。從分工到合作，共建共享工作中的得失。

抹一點，少一點。

辦公室工作“沒有最好，只有更好”。遇到問題解決問題的過程便是“更好”的過程。對于遇到的個性問題，我們要逐一化解：

為增強信息可讀性，可借助多媒體，編撰成幻燈或電子雜志，圖文并茂，動畫音樂兼俱。

為提高督辦成效，可簡化會議紀要形式，下發(fā)《會議議定事項通知單》；規(guī)范來文辦理，發(fā)送《文件安排事項通知單》，每月匯總一覽表，提前一周辦公自動化督促，提前一天短信提醒。

為避免會議通知遺忘，可發(fā)送定時短信，會前30分予以提醒。

為使接待各環(huán)節(jié)銜接順暢，可推行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書，依據(jù)所需，提前準(zhǔn)備，避免逸漏，減少被動；借助短信予以提示，來前歡迎、事中提醒、走時歡送。

為提高員工素質(zhì)，可促使養(yǎng)成良好習(xí)慣，堅持每早一清（衛(wèi)生）一理（工作）；每晚一記（工作失誤）一想（別人優(yōu)點）；每周一總（總結(jié)本周）一列（計劃下周）；每月一學(xué)（業(yè)務(wù)技能）一研（專題調(diào)研）。

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