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調(diào)侃辦公室管理
知識庫 > 組織管理 > 正文 1001 圍一桌 2016-01-04 09:30:46

老桌曰:辦公室這個部門似乎是中國行政公務(wù)機關(guān)和國有企業(yè)的獨有的部門,說起辦公室,很多人會想起官僚、報紙和茶、古板原則等詞匯,現(xiàn)在很多企業(yè)特別是民營企業(yè)已經(jīng)不設(shè)這個部門,可能是覺得這個部門是官僚機制...

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老桌曰:辦公室這個部門似乎是中國行政公務(wù)機關(guān)和國有企業(yè)的獨有的部門,說起辦公室,很多人會想起官僚、報紙和茶、古板原則等詞匯,現(xiàn)在很多企業(yè)特別是民營企業(yè)已經(jīng)不設(shè)這個部門,可能是覺得這個部門是官僚機制的產(chǎn)物吧。其實未必,當(dāng)你遇到一項工作沒人干,或者不知道找誰干的時候,你可能覺得辦公室這個部門真的有存在的必要性....
 
下面這篇文章告訴你,做好辦公室工作真的不太容易。
 
文|王自軍 孔冰
 
一根針,千條線。
 
辦公室對上是“外腦”,對下是“橋梁”;對內(nèi)是“樞紐”,對外是“窗口”。其工作具有“從屬性、事務(wù)性、被動性、協(xié)調(diào)性、綜合性及時效性”等特點,并在企業(yè)內(nèi)發(fā)揮著“潤滑劑、傳感器、粘合劑、磨合器”的多樣功能和作用。工作特性注定辦公室絕對是一個問題“多發(fā)區(qū)”。故此對辦公室工作,內(nèi)部人形容“戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢、如履薄冰”;而外部則戲謔“不好干、干不好、好不干、不干好”;更有領(lǐng)導(dǎo)感嘆“對辦公室工作,不批評就是表揚”。
 
“兩眼一睜、忙到熄燈”,是辦公室工作人員最真實的寫照。接待的、會議的、治安的、企管的大大小小接踵而至,都在干擾著思路、影響著情緒、消耗著精力。常常是“指揮一盆漿、工作一團麻、結(jié)果一片糟。”如何才能從“事務(wù)堆”、“問題簍”中跳出來,成了一個難以解開的“結(jié)”。
 
一葉落,知深秋。
 
辦公室工作紛繁復(fù)雜、枯燥無味、被動緊張,而要在被動中爭取主動、在無序中把握有序,則必須在沒有規(guī)律的工作中總結(jié)規(guī)律。
 
張瑞敏有句名言:看不出問題是最大的問題。“看出問題”要求我們既要看到問題本身,又要看到問題的誘因,還要看到問題引發(fā)的后果,明晰事物發(fā)展形勢和趨勢。對辦公室多發(fā)的“問題”,要舉一反三,看到與問題相關(guān)聯(lián)的事物;要追本溯源,找出問題的癥結(jié)和根源:外部出了問題,從內(nèi)部找起;工作出了問題,從自身找起,今天出了問題,從昨天找起;下游出了問題,從上游找起。
 
辦公室問題“多發(fā)”,主要是由于辦公室“事急”、“人忙”這兩個特性所決定的。辦公室因工作的事務(wù)性而繁雜,因繁雜而忙碌,因忙碌而盲目、莽撞;因工作的從屬性而被動,因被動而事急,因事急而讓人心急。人忙再加事急,肯定掛一漏萬、失誤不斷,問題百出。
 
由一點,防一面。
 
亡羊補牢,猶未為晚;未雨綢繆,防患于未然。
 
對于辦公室“問題”的多發(fā)性,要跳出具體“問題”,從“人忙”、“事急”這一源頭引來活水,才能水流渠清:
 
以“五制”立根固源。
 
一是工作輪換制。辦公室一方面設(shè)輪流值班,處理急事和雜事,忙閑有度,張弛有節(jié);另一方面實施崗位輪換,崗位設(shè)正副值或AB崗位制,使每人都有多項技能,每項工作都有多人勝任。避免因人誤事,又避免因事忙人。
 
二是項目負責(zé)制。引入工程管理的“項目經(jīng)理制”,對于突發(fā)的、重大項目明確一人全面統(tǒng)籌,避免一事“多人管”或“無人管”現(xiàn)象。
 
三是工作預(yù)案制。所有重大活動,事前梳理,謀劃在前、安排在前,問題考慮在前,減少被動。
 
四是總結(jié)回饋制。事后總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),指導(dǎo)以后工作。
 
五是模版借鑒制。其實就是“拿來主義”。不同辦公室工作是相通的,用心模仿,可事半功倍;同一辦公室工作又多重復(fù)性,常常舊瓶裝新酒,形式不變、內(nèi)容在換。前者拿別人同類的,后者拿自己以前的。
 
“五制”之中,前兩者著眼于人,通過任務(wù)分解,來解決事情繁雜的問題;后三者著眼于事,是通過工作籌劃,來解決工作被動的問題。
 
以“五化”清源疏流。
 
一是簡約化。對于辦公室工作而言,簡約絕不是簡單。辦公室沒大事,但也絕沒有小事。常常一個細小的環(huán)節(jié)也會帶來重大后果。簡約是既要把簡單的做精細,多思多想、全面籌劃;又要把復(fù)雜的變簡單,細化成分項目子項目,皰丁解牛,一一化解。
 
二是標(biāo)準(zhǔn)化。辦公室所有的日常工作都要有標(biāo)準(zhǔn)、依標(biāo)準(zhǔn);而對新事情、新事物則事前通過預(yù)案明確標(biāo)準(zhǔn)、事后通過回饋總結(jié)標(biāo)準(zhǔn)。
 
三是程序化。辦公室上傳下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外。辦公室是一個單位的“樞紐”,但所有經(jīng)過這一“樞紐”的信息、事件、物品都是“炸彈”,如會議通知、信件傳遞等,決不能在自己手中給“炸”了。上游要為下游服務(wù),下游要對上游提醒。
 
四是痕跡化。堅持“有痕跡管理、無痕跡服務(wù)”的理念,在解決問題過程中積累財富,以便日后借鑒。
 
五是公共化。日常工作要集思廣益,共謀劃;工作總結(jié)要同享資源、共受益。從分工到合作,共建共享工作中的得失。
 
抹一點,少一點。
 
辦公室工作“沒有最好,只有更好”。遇到問題解決問題的過程便是“更好”的過程。對于遇到的個性問題,我們要逐一化解:
 
為增強信息可讀性,可借助多媒體,編撰成幻燈或電子雜志,圖文并茂,動畫音樂兼俱。
 
為提高督辦成效,可簡化會議紀要形式,下發(fā)《會議議定事項通知單》;規(guī)范來文辦理,發(fā)送《文件安排事項通知單》,每月匯總一覽表,提前一周辦公自動化督促,提前一天短信提醒。
 
為避免會議通知遺忘,可發(fā)送定時短信,會前30分予以提醒。
 
為使接待各環(huán)節(jié)銜接順暢,可推行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書,依據(jù)所需,提前準(zhǔn)備,避免逸漏,減少被動;借助短信予以提示,來前歡迎、事中提醒、走時歡送。
 
為提高員工素質(zhì),可促使養(yǎng)成良好習(xí)慣,堅持每早一清(衛(wèi)生)一理(工作);每晚一記(工作失誤)一想(別人優(yōu)點);每周一總(總結(jié)本周)一列(計劃下周);每月一學(xué)(業(yè)務(wù)技能)一研(專題調(diào)研)。
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